Scrivere un'offerta: guida, esempio e modello per artigiani

In breve: un’offerta comprende mittente e destinatario, data e numero dell’offerta, un oggetto con il cantiere, posizioni numerate con quantità, unità e prezzo, subtotale, IVA (8.1 %) e totale, l’indicazione di cosa è incluso e cosa no, una validità fissa (di solito 30 giorni) e le condizioni di pagamento. Un modello di offerta gratuito da compilare è disponibile in Word, Excel e PDF. I sette passaggi qui sotto mostrano come arrivarci.

Una buona offerta decide l’incarico più spesso del prezzo. Chi invia un’offerta chiara e comprensibile entro 24 ore appare professionale ancor prima di aver mosso un dito. Questa guida mostra cosa deve contenere un’offerta per artigiani, quali errori costano incarichi e come velocizzare notevolmente l’intero processo. Più sotto trovate tre offerte interamente calcolate, dal settore della pittura, del sanitario e del giardinaggio, pronte da copiare, con quantità, tariffe, IVA e le riserve che vanno messe sotto il totale.

Sette passi verso l’offerta

1. Raccogliere e qualificare la richiesta. Chi è il committente, proprietario o inquilino? Entro quando deve essere pronto? C’è un budget? Due minuti al telefono vi risparmiano un’offerta che non aveva alcuna possibilità.
2. Misurare e fotografare sul posto. Superfici, altezze, accesso, fondo, parcheggio. Le foto sostituiscono i foglietti e più tardi documentano com’era prima.
3. Formare le posizioni. Ogni prestazione parziale diventa una riga con quantità, unità e prezzo unitario. Meglio otto righe oneste che un forfait che nessuno può verificare.
4. Calcolare materiale e prestazioni di terzi. Prezzo d’acquisto più il vostro supplemento. Non dimenticate minuteria, smaltimento e trasferta, le posizioni che spariscono più spesso.
5. Valorizzare le ore con la tariffa giusta. Non quella della concorrenza, ma la vostra tariffa che copre i costi. Il calcolatore della tariffa oraria la ricava dai vostri costi fissi e dalle ore produttive.
6. Formulare riserve e validità. Cosa non è compreso, cosa succede in caso di imprevisti, fino a quando vale il prezzo.
7. Inviare entro 24 ore e ricontattare. La rapidità batte la perfezione. Una buona offerta il giorno dopo vince su una perfetta dieci giorni più tardi.

Cosa deve contenere un’offerta per artigiani?

Un’offerta completa contiene di regola, in Svizzera:

1. I vostri dati aziendali: nome, indirizzo, telefono, e-mail e, se siete soggetti all’IVA, il numero IDI con l’aggiunta IVA.
2. I dati del cliente: nome e indirizzo della committente o del committente, per gli immobili anche l’indirizzo dell’oggetto.
3. Data e numero dell’offerta: per eventuali domande e per il vostro archivio.
4. Descrizione delle prestazioni: le singole posizioni con quantità, unità (ore, m2, forfait) e prezzo unitario. Più è concreta, meno discussioni ci saranno alla fine.
5. Prezzi: subtotale, IVA (aliquota normale 8.1 %) e totale in CHF, formattato correttamente (per esempio CHF 4’850.00).
6. Validità: usuali sono 30-90 giorni. Senza termine, secondo l’art. 5 CO restate vincolati ai vostri prezzi solo fino al momento in cui potete attendervi l’arrivo di una risposta spedita correttamente e in tempo utile, un limite vago che genera contestazioni. Una data fissa porta chiarezza.
7. Condizioni di pagamento: termine di pagamento (per esempio 30 giorni netto), eventuali acconti per lavori più importanti.
8. Riserve: cosa non è incluso? Lavori in economia, oneri supplementari imprevedibili (per esempio materiali nocivi sotto il vecchio rivestimento), variazioni del prezzo del materiale.

Tre offerte da copiare

Tre incarichi, tre mestieri, tre parti posizioni pronte all’uso. Tutte le cifre sono prezzi di esempio per il 2026 e non sostituiscono il vostro calcolo: la vostra tariffa oraria dipende dai vostri costi fissi, i vostri prezzi del materiale dalle vostre condizioni d’acquisto. Quello che potete riprendere è la struttura. Rendere visibili i lavori preparatori, dare a materiale e smaltimento righe proprie, non dimenticare mai la trasferta e mettere sotto il totale le due o tre frasi che tengono tranquillo il resto dell’incarico. Come documento pronto da stampare con carta intestata, è il modello di offerta.

Una parola sulle tariffe: le tariffe orarie differiscono in modo marcato tra i mestieri e tra le regioni. In città a Zurigo o a Ginevra sono superiori alle cifre qui sotto, in campagna inferiori, e un’azienda sanitaria con servizio di picchetto, veicolo di servizio e magazzino calcola diversamente da un’impresa di pittura. Prendete quindi i prezzi di esempio come struttura e inserite le vostre cifre non appena avete ripreso l’impostazione.

1. Pittore: ritinteggiatura di un appartamento di 3.5 locali

Appartamento abitato, 150 m2 di pareti e soffitti, ritinteggiatura in bianco, fondo in buono stato. La clientela non si trasferisce durante i lavori, i mobili vengono spostati al centro delle stanze e coperti.

Subtotale: CHF 4’947.50
IVA 8.1 %: CHF 400.75
Totale incl. IVA: CHF 5’348.25

Tre cose rendono questa offerta migliore di un forfait di CHF 5’350: la cliente vede che i lavori preparatori costano quasi un quinto, può stralciare la posizione 6 se preferisce pulire da sé, e voi potete motivare la fattura finale riga per riga quando qualcosa risulta maggiore o minore.

Da tenere d’occhio:

• I lavori preparatori come righe a sé. Coprire e stuccare fanno qui CHF 902.50, un buon quinto dell’offerta. In un forfait la clientela vede solo il prezzo al metro quadro della tinteggiatura e lo confronta con il prezzo del barattolo al centro fai-da-te.
• Fare del fondo una riserva. Vecchia tempera, carta ingrain, nicotina o umidità richiedono un fondo isolante e costano in fretta mezza giornata in più. Basta una frase: se il fondo si rivela diverso da quanto era visibile al sopralluogo, fatturiamo i lavori aggiuntivi a consuntivo, dopo averli concordati con Lei.
• Scrivere se l’appartamento è abitato o vuoto. Un appartamento abitato vi costa spostamenti di mobili, tappe e riordino quotidiano. Se nell’offerta non è indicato da quale stato partite, il maggior onere diventa un vostro problema. Altri esempi per il vostro mestiere sulla pagina dei pittori.

2. Sanitario: piccola ristrutturazione del bagno

Bagno di 6 m2, vasca tolta, doccia installata, lavabo e WC sostituiti. Solo lavori sanitari: piastrelle, pittura ed elettricità sono affidati separatamente dalla committenza. Gli apparecchi figurano come importo a budget, perché la marca è ancora aperta.

Subtotale: CHF 9’820.00
IVA 8.1 %: CHF 795.42
Totale incl. IVA: CHF 10’615.42

Sotto la tabella ci vuole per forza la clausola di economia: i lavori che diventano visibili solo dopo l’apertura della parete, per esempio colonne montanti corrose o un’impermeabilizzazione mancante, non sono compresi e vengono fatturati a consuntivo a CHF 110.00 all’ora, previo accordo.

Da tenere d’occhio:

• Gli apparecchi come budget, non come prezzo. Indicate l’importo con cui avete calcolato e la frase secondo cui il maggior o minor prezzo della marca scelta comparirà uno a uno sulla fattura finale. Così la clientela può scegliere con calma in esposizione senza che la vostra offerta decada.
• Nominare le interfacce. Chi posa le piastrelle, chi tinteggia, chi monta la presa accanto allo specchio? Scrivete cosa non fate e se vi occupate del coordinamento. Le ore più care di una ristrutturazione del bagno sono quelle in cui nessuno sa chi tocca dopo.
• Mai offrire senza clausola di economia. Dietro la parete di un bagno del 1985 è possibile di tutto. Senza la clausola la sorpresa la pagate voi, con la clausola telefonate e decide la clientela. Altro sulla pagina del sanitario.

3. Giardiniere: siepe e prato nuovo

Giardino di una casa a schiera, la vecchia siepe di tuie è già stata tolta, 22 metri lineari di siepe nuova, 180 m2 di prato da seminare. Accesso disponibile per il miniescavatore.

Subtotale: CHF 4’940.00
IVA 8.1 %: CHF 400.14
Totale incl. IVA: CHF 5’340.14

La trasferta è qui volutamente una riga a sé. Due viaggi con rimorchio e miniescavatore sono un blocco di costi reale, e chi li ingloba nel prezzo al metro quadro sembra più caro della concorrenza, che li rifattura dopo.

Da tenere d’occhio:

• Regolare attecchimento e cura. Chi innaffia il prato nuovo nelle prime sei settimane, chi taglia la siepe il primo anno? Mettete per iscritto che la cura non è compresa, oppure offritela come posizione a sé. È il punto di attrito più frequente nel giardinaggio, perché un prato secco sembra sempre un difetto.
• Le piante possono seguire l’aliquota ridotta. Le piante vive sono soggette all’aliquota IVA ridotta del 2,6 %, e questo anche quando sono fornite in combinazione con una prestazione all’aliquota normale, a condizione che siano fatturate separatamente (art. 25 cpv. 2 LIVA). Nell’offerta qui sopra le piante sono dentro la posizione 2 e seguono quindi l’8,1 %. Per sfruttare l’aliquota ridotta, le piante hanno bisogno di una riga propria.
• Scavo e smaltimento con riserva. Il trasporto viene fatturato a peso o a volume, e cosa c’è nel terreno non lo sapete mai prima. Indicate la quantità ipotizzata e la tariffa al metro cubo per il caso in cui risulti di più. Altri esempi sulla pagina dei giardinieri.

Un esempio completo di preventivo per il giardinaggio con prezzi indicativi si trova nell’articolo Preventivo del giardiniere.

Cosa hanno in comune tutte e tre

Le tre offerte vengono da mestieri diversi eppure sono costruite allo stesso modo. Cinque schemi si possono riprendere uno a uno.

1. Da quattro a otto posizioni, non venti. Meno sembra un forfait, di più non lo legge nessuno. Raggruppate ciò che si esegue insieme e separate ciò che la clientela potrebbe stralciare o fare da sé.
2. I lavori preparatori sono righe a sé. Coprire, smontare, scavare: è la parte che i profani sottovalutano ed è la parte che rende la vostra offerta spiegabile rispetto a una più economica.
3. Materiale, smaltimento e trasferta stanno da soli. Questi tre spariscono più spesso nei forfait e riappaiono poi sulla fattura finale, dove sembrano una richiesta aggiuntiva.
4. Sotto il totale stanno le riserve. Cosa non è compreso, cosa succede in caso di sorprese e a quale tariffa oraria. Da due a quattro frasi, e la fattura finale poi si discute da sola.
5. Le cifre sono cifre svizzere. Apostrofo come separatore delle migliaia, due decimali, l’IVA su una riga propria con l’aliquota dell’8,1 % e sotto il totale IVA inclusa. Chi non è assoggettato toglie entrambe le righe e non espone alcuna IVA.

La tariffa oraria adatta alle vostre cifre la calcola il calcolatore della tariffa oraria a partire dai vostri costi fissi e dalle ore produttive.

Offerta, preventivo, offerta indicativa o prezzo indicativo?

I quattro termini vengono confusi nella pratica, ma vi vincolano in misura molto diversa.

Scrivete sul documento il termine che intendete davvero. Chi chiama «offerta» una stima ha dato un prezzo vincolante che non aveva intenzione di dare.

Offerta indicativa: l’ordine di grandezza non vincolante

L’offerta indicativa è la risposta a «Quanto costa più o meno?», prima che siate stati sul posto. Indica un ordine di grandezza, di solito come forbice, e non vi vincola ad alcun prezzo, a condizione che tre cose siano in ordine: il titolo dice «offerta indicativa» e non «offerta», la cifra compare come forbice invece che come importo, e una frase mette per iscritto che il sopralluogo manca ancora. Giuridicamente la base è l’art. 7 cpv. 1 CO, secondo cui il proponente non è vincolato dalla proposta se le clausole aggiuntevi escludono un impegno da parte sua.

Se questa riserva manca, valgono le regole del contratto di appalto: una mercede determinata in anticipo è un prezzo a corpo (art. 373 CO) e un computo approssimativo non può essere sproporzionatamente ecceduto, altrimenti la clientela può recedere dal contratto (art. 375 CO).

Come si formula un’offerta indicativa, un esempio calcolato, il testo e-mail di accompagnamento e quanto vale davvero la citatissima regola empirica del 10 %: tutto questo si trova nella guida dedicata Offerta indicativa.

Forfait o a consuntivo?

Entrambi hanno il loro posto:

• Prezzo forfettario: adatto a lavori chiaramente delimitati (tinteggiare una stanza, sostituire un lavabo). I clienti amano la prevedibilità, voi vi assumete il rischio in caso di sorprese. Elencate quindi esplicitamente le riserve.
• A consuntivo (in economia): corretto per portata poco chiara (ristrutturazioni, riparazioni con causa sconosciuta). Indicate una tariffa oraria e una stima come intervallo, così la clientela sa a cosa va incontro. Come calcolare correttamente la vostra tariffa oraria lo mostra la guida Calcolare la tariffa oraria.

Modello di testo: la cornice attorno ai numeri

La parte delle posizioni la crea qualsiasi software o tabella Excel. È il testo attorno a fare la differenza. Il modello completo da stampare o come PDF lo trovate sotto Modello di offerta; chi preferisce continuare direttamente al computer trova lì anche il modello Word e il modello Excel da scaricare. Questa struttura ha dato buoni risultati:

Gentile Signora Rossi

Grazie mille per la Sua richiesta e per il sopralluogo del 15 luglio. Siamo lieti di offrirLe come segue i lavori di pittura discussi nel Suo appartamento in via Esempio 12.

[Posizioni con quantità, unità, prezzo unitario, totale]

Nel prezzo sono compresi i lavori di protezione, il materiale e la pulizia finale. Non sono compresi eventuali lavori di stuccatura su danni non visibili in precedenza; questi verrebbero fatturati a consuntivo a CHF 95.00 all’ora e concordati con Lei in anticipo.

La presente offerta è valida fino al [data, di solito 30 giorni da oggi]. Il termine di pagamento è di 30 giorni dalla data della fattura.

Saremo lieti di poter eseguire i lavori per Lei e restiamo a Sua disposizione per qualsiasi domanda.

Cordiali saluti

Breve, concreto, senza frasi fatte. La cliente sa cosa riceve, quanto costa e cosa succede se qualcosa va diversamente dal previsto.

Ricontattare senza disturbare

Un terzo delle offerte resta senza risposta, non perché il prezzo fosse troppo alto, ma perché la richiesta si è persa nella quotidianità. Ricontattate una volta dopo sette-dieci giorni, brevemente e senza pressione:

Buongiorno signora Muster

Una settimana fa le ho inviato l’offerta per i lavori di pittura in Beispielstrasse 12. Volevo chiederle se ha ancora domande o se desidera modificare qualcosa.

Se i tempi le vanno bene, avremmo disponibilità nella settimana del 15 settembre.

Cordiali saluti

L’accenno alla disponibilità è la frase decisiva: dà alla clientela un motivo per rispondere adesso invece che un giorno qualsiasi. Se resta silenzio, una seconda volta dopo tre settimane, poi basta.

Gli errori più frequenti

• Offerta troppo lenta. Chi offre dopo dieci giorni offre spesso per la concorrenza. Richiesta in arrivo, offerta in uscita, idealmente lo stesso giorno lavorativo o il successivo.
• Descrizione vaga. “Lavori di pittura forfait CHF 8’000” provoca discussioni. Le posizioni singole creano fiducia e semplificano poi la fatturazione.
• Riserve dimenticate. Senza una riserva scritta, le sorprese le pagate di tasca vostra oppure irritate la clientela con richieste supplementari.
• Nessun sollecito di richiamo. Chiedere brevemente dopo una settimana non è mendicare, è servizio. Molti incarichi vanno persi perché nessuno ha ricontattato il cliente.

Dal rilievo all’offerta in minuti invece che in serate

La maggior parte delle aziende scrive le offerte la sera al tavolo della cucina. Proprio questo passaggio si può oggi automatizzare quasi completamente: in MeisterOffice dettate o digitate brevemente cosa va fatto, e l’IA crea una bozza di offerta strutturata con posizioni, prezzi dai vostri dati anagrafici e un testo di accompagnamento pulito. Voi controllate, adattate e inviate, direttamente dall’app, come PDF con la vostra intestazione. Dall’offerta accettata nasce poi, con un clic, la fattura QR.

Come si presenta questo per il vostro mestiere lo vedete nelle pagine di settore, per esempio per Pittori, Sanitari o Falegnami. I prezzi li trovate qui.

Domande frequenti

Un’offerta è giuridicamente vincolante? Sì. Un’offerta è una proposta ai sensi del Codice delle obbligazioni. Se la clientela accetta entro il termine di validità, il contratto si conclude alle condizioni offerte. Per questo: inserire sempre la durata di validità e le riserve.

Devo fatturare qualcosa per un sopralluogo o un’offerta? Di norma sopralluogo e offerta sono gratuiti. Per progetti impegnativi con una quota di progettazione potete concordare una progettazione a pagamento, ma solo se ciò è stato comunicato chiaramente in anticipo.

Offerta, preventivo, prezzo indicativo: qual è la differenza? L’offerta indica un prezzo vincolante, il preventivo è una stima, offerta indicativa e prezzo indicativo sono ordini di grandezza non vincolanti. Le differenze sono nella tabella qui sopra.

Cos’è un’offerta indicativa? Un ordine di grandezza non vincolante prima del sopralluogo, di solito come forbice. Aiuta la clientela con il budget e voi a scartare le richieste che non diventerebbero mai un incarico. Diventa vincolante solo con l’offerta successiva al rilievo. Come formularne una lo mostra la guida Offerta indicativa.

Un’offerta indicativa è vincolante? No, purché sia chiaramente definita come offerta indicativa e la cifra compaia come forbice con riserva. Una cifra singola senza riserva può essere letta come prezzo nonostante il titolo. In caso di dubbio vale ciò che la clientela poteva ragionevolmente capire.

Cos’è esattamente un’offerta? Una proposta vincolante con prestazione, prezzo, condizioni e durata di validità. Se la clientela accetta, il contratto è concluso. In Germania lo stesso documento si chiama Angebot, in Svizzera si dice e si scrive offerta.

Quanto a lungo deve valere un’offerta? Trenta giorni è il caso normale, sessanta-novanta quando i prezzi dei materiali sono stabili. Meno di trenta giorni dà l’impressione di fretta; più di novanta è un rischio che portate da soli se i prezzi si muovono. Senza alcun termine, secondo l’art. 5 CO restate vincolati solo fino al momento in cui potete attendervi l’arrivo di una risposta spedita correttamente e in tempo utile, un limite vago che una data fissa evita.

Posso modificare un’offerta già consegnata? Prima dell’accettazione da parte della clientela sì: potete revocarla o inviarne una versione corretta, purché la revoca arrivi prima dell’accettazione o insieme a essa. Dopo l’accettazione è un contratto e ogni modifica richiede il consenso di entrambe le parti. Un errore di calcolo da solo non annulla il contratto.

Come gestisco i lavori aggiuntivi? Per iscritto, prima di eseguirli. Basta una breve offerta aggiuntiva per e-mail con descrizione, prezzo e la richiesta di una conferma breve. I lavori aggiuntivi concordati a voce sono la causa più frequente di contestazione delle fatture finali.

Come scrivo un’offerta per una prestazione senza materiale? Allo stesso modo, solo che le posizioni sono ore o forfait invece di quantità. Ciò che conta è la descrizione della prestazione: cosa fa esattamente parte dell’incarico, cosa no e cosa succede se l’impegno supera la stima.