Datenschutzerklärung

Avviso: i testi legali (colophon, protezione dei dati, CG) sono al momento disponibili solo in tedesco. Una traduzione seguirà a breve.

Stand: 26. Juli 2026

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Bearbeitung von Personendaten im Zusammenhang mit der Website und der Anwendung ist:

MeisterOffice
E-Mail: info@meisteroffice.ch

2. Geltungsbereich und Rollen

Diese Erklärung gilt für die öffentliche Website unter https://meisteroffice.ch sowie für die MeisterOffice-Anwendung. Bei Konto-, Support-, Sicherheits- und Abrechnungsdaten handelt MeisterOffice als verantwortliche Stelle. Für Personendaten, die ein Kunde über seine eigenen Kundinnen, Kunden oder Mitarbeitenden in der Anwendung erfasst, ist grundsätzlich der Kunde verantwortlich. MeisterOffice bearbeitet solche Daten zur Bereitstellung des Dienstes in dessen Auftrag.

3. Bearbeitete Daten

Abhängig von den genutzten Funktionen bearbeiten wir insbesondere:

• Konto- und Kontaktdaten: Name, E-Mail-Adresse, Firmenangaben, Sprache und Supportnachrichten.
• Anmeldedaten: einmalige Anmeldecodes, Sitzungsdaten und sicherheitsrelevante Protokolle. Es werden keine Passwörter gespeichert.
• Geschäftsdaten: Kunden, Projekte, Offerten, Rechnungen, Zahlungen, Ausgaben, Buchhaltungsdaten, Zeiteinträge, Mitarbeitende und zugehörige Notizen.
• Dateien und Medien: Dokumente, Belege, Fotos und andere Inhalte, die in die Anwendung hochgeladen werden.
• Standortdaten: Standort und Genauigkeit beim Ein- oder Ausstempeln, jedoch nur wenn der Betrieb diese Funktion aktiviert und die betroffene Person die Geräteberechtigung erteilt.
• Versanddaten: Empfängeradresse, Betreff, Inhalt und Zustellstatus von E-Mails, die über die Anwendung versendet werden.
• Technische Daten: IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Ressource, Browser, Gerätetyp, Betriebssystem und Fehlerprotokolle.
• Newsletter-Daten: E-Mail-Adresse, Einwilligungs- und Abmeldestatus.

Da MeisterOffice derzeit kostenlos und ohne Kreditkarte genutzt wird, werden aktuell keine Kreditkarten- oder Abonnement-Zahlungsdaten erhoben.

4. Zwecke der Bearbeitung

Wir bearbeiten Personendaten, um die Website und die Anwendung bereitzustellen, Konten zu verwalten, Geschäftsdokumente zu erzeugen, E-Mails zu versenden, optionale KI-Funktionen auszuführen, Support zu leisten, Missbrauch zu verhindern, Fehler zu beheben, die Sicherheit zu gewährleisten und gesetzliche Pflichten zu erfüllen. Newsletter werden nur nach Anmeldung versendet.

5. Rechtliche Grundlagen

Die Bearbeitung richtet sich primär nach dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG). Soweit die EU-Datenschutz-Grundverordnung anwendbar ist, erfolgt die Bearbeitung insbesondere zur Vertragserfüllung, aufgrund einer Einwilligung, zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder aufgrund berechtigter Interessen an einem sicheren und funktionierenden Dienst.

6. Hosting und Speicherung

Die produktive Website, die Anwendung und die dauerhafte Speicherung der in der Anwendung erfassten Geschäftsdaten werden auf Infrastruktur von Infomaniak in der Schweiz betrieben. Dokumente und Fotos werden in Schweizer Objektspeicher abgelegt. Verschlüsselte Verbindungen schützen die Übertragung zwischen Endgerät und Dienst.

7. Dienstleister und Empfänger

Personendaten werden nicht verkauft. Für einzelne technische Aufgaben werden sorgfältig ausgewählte Dienstleister eingesetzt:

• Infomaniak Network SA, Schweiz: Serverbetrieb, Datenbank, Backups und Objektspeicher.
• Postmark beziehungsweise ActiveCampaign, USA: Versand von Anmelde-, System- und vom Kunden ausgelösten Geschäftsnachrichten.
• Listmonk, selbst gehostet: Verwaltung der Newsletter-Anmeldungen; der Versand erfolgt über den genannten E-Mail-Dienstleister.
• OpenRouter sowie ausgewählte KI-Anbieter: Verarbeitung der für eine ausdrücklich gestartete KI-Funktion erforderlichen Eingaben. Je nach Funktion können Modelle von Anthropic oder Google eingesetzt werden.
• PostHog, selbst gehostet: datensparsame Analyse der Nutzung von Website und Anwendung.

Darüber hinaus erfolgt eine Bekanntgabe nur, wenn sie zur Vertragserfüllung notwendig ist, eine gesetzliche Pflicht besteht oder eine Einwilligung vorliegt.

8. Bekanntgabe ins Ausland

Der E-Mail-Versand und optionale KI-Funktionen können eine Bearbeitung in den USA oder weiteren Ländern auslösen. Soweit das Zielland kein vom Schweizer Bundesrat anerkanntes angemessenes Datenschutzniveau bietet, stützen wir die Bekanntgabe auf anerkannte Standarddatenschutzklauseln, eine anerkannte Zertifizierung oder eine andere gesetzlich zulässige Garantie. Behörden im Ausland können im Rahmen des dort geltenden Rechts auf Daten zugreifen.

9. KI-Funktionen

Inhalte werden nur dann an einen KI-Dienst übermittelt, wenn eine berechtigte Person eine entsprechende Funktion aktiv ausführt. Die Übermittlung wird auf die für den gewünschten Entwurf erforderlichen Angaben begrenzt. KI-Ergebnisse sind Vorschläge und müssen vor ihrer Verwendung geprüft werden. Es werden keine Nachrichten oder Dokumente ohne Bestätigung des Nutzers versendet.

10. Geräteberechtigungen

Kamera, Fotomediathek und Standort werden nur nach einer Geräteberechtigung verwendet. Eine verweigerte Berechtigung kann die betreffende Funktion einschränken, verhindert aber nicht die Nutzung anderer Bereiche. Standortdaten werden nicht für Werbung oder eine dauerhafte Bewegungsüberwachung verwendet.

11. Cookies und Analyse

Technisch notwendige Sitzungs- und Sicherheitsspeicher ermöglichen die Anmeldung und den Betrieb der Anwendung. Zur Verbesserung des Angebots kann selbst gehostetes PostHog Seitenaufrufe, Interaktionen und technische Angaben erfassen. Werbe- und Marketing-Tracking findet nicht statt. Über «Ablehnen» im Hinweis-Banner kann die Analyse deaktiviert werden. Ein im Browser gesetztes «Do Not Track» wird respektiert. Die Auswahl wird lokal im Browser gespeichert.

12. Newsletter

Der Newsletter verwendet ein Bestätigungsverfahren. Die E-Mail-Adresse wird für den Versand und den Nachweis der Anmeldung bearbeitet. Eine Abmeldung ist jederzeit über den Link in jeder Newsletter-E-Mail oder per Nachricht an info@meisteroffice.ch möglich.

13. Aufbewahrung und Löschung

Personendaten werden nur so lange aufbewahrt, wie dies für die genannten Zwecke, die Sicherheit oder gesetzliche Pflichten erforderlich ist. Geschäftliche Unterlagen können gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von bis zu zehn Jahren unterliegen. Nach Beendigung eines Kontos werden Kundendaten nach einer angemessenen Export- und Sicherungsfrist gelöscht oder anonymisiert, soweit keine Pflicht oder ein berechtigtes Interesse an einer weiteren Aufbewahrung besteht.

14. Datensicherheit

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Massnahmen ein, insbesondere Transportverschlüsselung, Zugriffskontrollen, getrennte Datenhaltung je Kundenmandant, Protokollierung und Backups. Trotz dieser Massnahmen kann keine Datenübertragung oder Speicherung vollständig risikofrei garantiert werden.

15. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen können im Rahmen des anwendbaren Rechts Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Herausgabe oder Übertragung ihrer Daten verlangen und einer Bearbeitung widersprechen. Eine Einwilligung kann mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Anfragen richten Sie an info@meisteroffice.ch. Zudem besteht das Recht, sich beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten oder einer anderen zuständigen Datenschutzbehörde zu beschweren.

16. Änderungen

Diese Datenschutzerklärung kann angepasst werden, wenn sich der Dienst, eingesetzte Anbieter oder rechtliche Anforderungen ändern. Massgeblich ist die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.