Seit Oktober 2022 ist die QR-Rechnung der Standard im Schweizer Zahlungsverkehr; die alten roten und orangen Einzahlungsscheine sind Geschichte. Für Handwerksbetriebe ist das eine gute Nachricht: Wer QR-Rechnungen stellt, wird schneller bezahlt, weil die Kundschaft nur noch scannen und bestätigen muss. Dieser Ratgeber erklärt die Bestandteile und zeigt, wie Sie ohne Bastelei korrekte QR-Rechnungen erstellen.
Die Bestandteile einer QR-Rechnung
Eine QR-Rechnung ist eine normale Rechnung mit einem genormten Zahlteil (210 x 105 mm, unten auf der Seite oder als separates Blatt). Der Zahlteil enthält:
- Swiss QR Code: das Quadrat mit dem Schweizerkreuz in der Mitte. Darin stecken alle Zahlungsinformationen maschinenlesbar.
- Konto: Ihre IBAN oder QR-IBAN.
- Zahlbar an: Name und Adresse Ihres Betriebs.
- Referenz: optional eine QR-Referenz (27 Stellen), mit der Zahlungen automatisch der richtigen Rechnung zugeordnet werden.
- Betrag und Währung, zahlbar durch (Ihre Kundin oder Ihr Kunde) und optional zusätzliche Informationen wie die Rechnungsnummer.
Alle Angaben müssen auch in Klarschrift neben dem QR-Code stehen, damit die Rechnung ohne Smartphone lesbar bleibt.
IBAN oder QR-IBAN: Was brauchen Sie?
Es gibt zwei Varianten, und hier passieren die meisten Fehler:
- IBAN (normal): funktioniert ohne Referenz oder mit der internationalen Creditor Reference (RF-Referenz). Für kleine Betriebe mit wenigen Rechnungen völlig ausreichend.
- QR-IBAN: eine spezielle IBAN, die Ihre Bank zusätzlich vergibt (erkennbar an der QR-IID, Ziffern 30000 bis 31999 an fünfter bis neunter Stelle). Sie funktioniert nur zusammen mit einer QR-Referenz und ermöglicht die automatische Zuordnung jeder Zahlung zur passenden Rechnung, wie früher beim orangen Einzahlungsschein.
Faustregel: Wenn Sie Zahlungseingänge automatisch abgleichen wollen (und das wollen Sie, sobald mehr als eine Handvoll Rechnungen pro Monat rausgehen), verwenden Sie QR-IBAN plus QR-Referenz. Die QR-IBAN erhalten Sie kostenlos von Ihrer Bank.
Was auf der Rechnung selbst stehen muss
Der Zahlteil ersetzt den Rechnungsinhalt nicht. Welche Angaben auf die Rechnung gehören, von der UID mit MWST-Zusatz bis zum Leistungsbeschrieb, haben wir im Ratgeber Rechnung schreiben als Handwerker zusammengefasst.
Drei Wege zur QR-Rechnung
- E-Banking-Generator: Die meisten Banken bieten ein Formular, mit dem Sie einzelne QR-Rechnungen von Hand erstellen. Gut für den Notfall, mühsam ab der zweiten Rechnung, keine Verbindung zu Offerte oder Buchhaltung.
- Word/Excel-Vorlagen mit QR-Generator: funktioniert, ist aber fehleranfällig. Die Norm ist streng: falsche Schriftgrössen, fehlende Klarschrift-Angaben oder eine QR-IBAN ohne Referenz führen dazu, dass Banken den Zahlteil zurückweisen.
- Handwerker-Software: Die Rechnung entsteht direkt aus der angenommenen Offerte, der Zahlteil wird automatisch normkonform erzeugt, die QR-Referenz pro Rechnung vergeben und der Zahlungseingang automatisch abgeglichen.
In MeisterOffice ist die QR-Rechnung eingebaut: Offerte annehmen lassen, auf “Rechnung erstellen” klicken, PDF mit korrektem Zahlteil versenden. Wird bezahlt, gleicht die Software die Zahlung ab und mahnt sonst mit einem freundlichen, KI-formulierten Erinnerungstext. Die Preise finden Sie hier.
Häufige Fragen
Darf ich noch Rechnungen ohne QR-Zahlteil stellen? Ja, eine Rechnung ist auch ohne Zahlteil gültig, und niemand ist verpflichtet, QR-Rechnungen zu stellen. Aber Ihre Kundschaft kann die alten Einzahlungsscheine nicht mehr verwenden, und Rechnungen ohne QR-Zahlteil werden erfahrungsgemäss langsamer bezahlt.
Funktioniert die QR-Rechnung auch per E-Mail? Ja. Der Versand als PDF per E-Mail ist der Normalfall. Die Banking-Apps scannen den QR-Code direkt ab dem Bildschirm.
Was ist mit eBill? eBill stellt die Rechnung direkt ins E-Banking der Kundschaft zu, ohne E-Mail oder Papier. Das ist ein zusätzlicher Kanal mit eigener Anmeldung über Ihre Bank oder einen Netzwerkpartner; die QR-Rechnung bleibt daneben der Standard für Papier- und PDF-Rechnungen.
Brauche ich für Akontozahlungen eigene QR-Rechnungen? Ja, jede Teilrechnung bekommt ihren eigenen Zahlteil, idealerweise mit eigener QR-Referenz, damit die Zahlungen sauber zugeordnet werden.