Seit Oktober 2022 ist die QR-Rechnung der Standard im Schweizer Zahlungsverkehr; die alten roten und orangen Einzahlungsscheine sind Geschichte. Für Handwerksbetriebe ist das eine gute Nachricht: Wer QR-Rechnungen stellt, wird schneller bezahlt, weil die Kundschaft nur noch scannen und bestätigen muss. Dieser Ratgeber erklärt die Bestandteile und zeigt, wie Sie ohne Bastelei korrekte QR-Rechnungen erstellen.
Wenn Sie sofort eine einzelne QR-Rechnung brauchen: Mit dem kostenlosen QR-Rechnung-Generator erzeugen Sie den normkonformen Zahlteil direkt im Browser, ohne Anmeldung und ohne Installation.
Die Bestandteile einer QR-Rechnung
Eine QR-Rechnung ist eine normale Rechnung mit einem genormten Zahlteil (210 x 105 mm, unten auf der Seite oder als separates Blatt). Der Zahlteil enthält:
- Swiss QR Code: das Quadrat mit dem Schweizerkreuz in der Mitte. Darin stecken alle Zahlungsinformationen maschinenlesbar.
- Konto: Ihre IBAN oder QR-IBAN.
- Zahlbar an: Name und Adresse Ihres Betriebs.
- Referenz: optional eine QR-Referenz (27 Stellen), mit der Zahlungen automatisch der richtigen Rechnung zugeordnet werden.
- Betrag und Währung, zahlbar durch (Ihre Kundin oder Ihr Kunde) und optional zusätzliche Informationen wie die Rechnungsnummer.
Alle Angaben müssen auch in Klarschrift neben dem QR-Code stehen, damit die Rechnung ohne Smartphone lesbar bleibt.
Heisst das jetzt Einzahlungsschein oder Zahlteil?
Im Alltag sagen fast alle weiterhin Einzahlungsschein, und das ist nicht falsch: Der Zahlteil ist der direkte Nachfolger des roten und des orangen Einzahlungsscheins. Wer im Internet nach “Einzahlungsschein mit QR-Code” sucht, meint genau dieses Dokument. Die offiziellen Begriffe nach Swiss Payment Standard lauten:
| Früher | Heute | Was daraus wurde |
|---|---|---|
| Roter Einzahlungsschein | Zahlteil mit IBAN, ohne Referenz | Freier Mitteilungstext, manuelle Zuordnung |
| Oranger Einzahlungsschein (ESR) | Zahlteil mit QR-IBAN und QR-Referenz | Automatische Zuordnung wie bisher |
| ESR-Nummer | QR-Referenz (27 Stellen) | Gleiche Logik, neue Länge |
| Empfangsschein links | Empfangsschein links | Bleibt, nur im neuen Layout |
Bestellen müssen Sie nichts mehr. Der Zahlteil wird gedruckt, nicht von der Bank geliefert, und genau das ist der Punkt, an dem die meisten Betriebe hängen bleiben.
IBAN oder QR-IBAN: Was brauchen Sie?
Es gibt zwei Varianten, und hier passieren die meisten Fehler:
- IBAN (normal): funktioniert ohne Referenz oder mit der internationalen Creditor Reference (RF-Referenz). Für kleine Betriebe mit wenigen Rechnungen völlig ausreichend.
- QR-IBAN: eine spezielle IBAN, die Ihre Bank zusätzlich vergibt (erkennbar an der QR-IID, Ziffern 30000 bis 31999 an fünfter bis neunter Stelle). Sie funktioniert nur zusammen mit einer QR-Referenz und ermöglicht die automatische Zuordnung jeder Zahlung zur passenden Rechnung, wie früher beim orangen Einzahlungsschein.
Faustregel: Wenn Sie Zahlungseingänge automatisch abgleichen wollen (und das wollen Sie, sobald mehr als eine Handvoll Rechnungen pro Monat rausgehen), verwenden Sie QR-IBAN plus QR-Referenz. Die QR-IBAN erhalten Sie kostenlos von Ihrer Bank.
Was auf der Rechnung selbst stehen muss
Der Zahlteil ersetzt den Rechnungsinhalt nicht. Welche Angaben auf die Rechnung gehören, von der UID mit MWST-Zusatz bis zum Leistungsbeschrieb, haben wir im Ratgeber Rechnung schreiben als Handwerker zusammengefasst.
Drucken: die Details, an denen es scheitert
Der Zahlteil ist genormt, und die Norm ist unbarmherzig. Diese Punkte führen dazu, dass eine Bank den Beleg zurückweist oder die Scanner in den Banking-Apps ihn nicht lesen:
- Format: Der Zahlteil misst exakt 210 x 105 mm und sitzt unten auf der letzten Seite, abgetrennt durch eine durchgezogene Linie oder eine Perforation. Der Empfangsschein links ist 62 mm breit.
- QR-Code: 46 x 46 mm, mit dem Schweizerkreuz von 7 mm in der Mitte. Nicht skalieren, nicht in ein anderes Seitenverhältnis zwängen.
- Schrift: eine gut lesbare serifenlose Schrift, Titel fett, Werte normal. Die kleinste zulässige Grösse ist 6 pt beim Empfangsschein, 8 pt beim Zahlteil.
- Weiss und Schwarz: kein Farbdruck, kein Hintergrundbild, kein Wasserzeichen hinter dem Zahlteil. Weisses Papier ohne Struktur.
- Druckqualität: mindestens 300 dpi. Ein auf 72 dpi skalierter Screenshot des QR-Codes wird von vielen Apps nicht mehr erkannt.
- Nichts hineinschreiben: in den Zahlteil gehören keine zusätzlichen Logos, Stempel oder handschriftlichen Notizen.
Wer per E-Mail verschickt, muss sich um Papier und Perforation nicht kümmern: Das PDF genügt, die Banking-Apps scannen den Code direkt ab dem Bildschirm.
Vier Wege zur QR-Rechnung
- Kostenloser Online-Generator: Unser QR-Rechnung-Generator erstellt den Zahlteil aus IBAN, Adresse und Betrag, geprüft gegen dieselbe Bibliothek, die auch das Produkt verwendet. Ideal für einzelne Rechnungen.
- E-Banking-Generator: Die meisten Banken bieten ein Formular, mit dem Sie einzelne QR-Rechnungen von Hand erstellen. Gut für den Notfall, mühsam ab der zweiten Rechnung, keine Verbindung zu Offerte oder Buchhaltung.
- Word/Excel-Vorlagen mit QR-Generator: funktioniert, ist aber fehleranfällig (eine geprüfte Rechnungsvorlage gibt es kostenlos). Die Norm ist streng: falsche Schriftgrössen, fehlende Klarschrift-Angaben oder eine QR-IBAN ohne Referenz führen dazu, dass Banken den Zahlteil zurückweisen.
- Handwerker-Software: Die Rechnung entsteht direkt aus der angenommenen Offerte, der Zahlteil wird automatisch normkonform erzeugt, die QR-Referenz pro Rechnung vergeben und der Zahlungseingang automatisch abgeglichen.
In MeisterOffice ist die QR-Rechnung eingebaut: Offerte annehmen lassen, auf “Rechnung erstellen” klicken, PDF mit korrektem Zahlteil versenden. Wird bezahlt, gleicht die Software die Zahlung ab und mahnt sonst mit einem freundlichen, KI-formulierten Erinnerungstext. Die Preise finden Sie hier.
Warum Banken einen Zahlteil zurückweisen
Die fünf Gründe, die in der Praxis fast alle Rückweisungen ausmachen:
- QR-IBAN ohne QR-Referenz. Die häufigste Ursache überhaupt. Eine QR-IBAN funktioniert ausschliesslich mit QR-Referenz, ohne sie ist der Zahlteil ungültig.
- Normale IBAN mit QR-Referenz. Der umgekehrte Fall, ebenfalls ungültig. Zu einer normalen IBAN passt entweder keine Referenz oder eine RF-Referenz.
- Falsche Prüfziffer in der Referenz. Die QR-Referenz endet auf eine Prüfziffer nach Modulo 10 rekursiv. Von Hand getippte Referenzen scheitern daran regelmässig.
- Fehlende Klarschrift. Alle Angaben aus dem QR-Code müssen daneben auch lesbar stehen. Ein Zahlteil, der nur aus dem Code besteht, ist nicht zulässig.
- Adresse unvollständig. Zahlbar an braucht Name, Strasse, Nummer, PLZ, Ort und Land. Ein Postfach allein reicht nicht.
Alle fünf verhindert eine Software, die den Zahlteil aus geprüften Stammdaten erzeugt, statt ihn zusammenzusetzen. Unser QR-Rechnung-Generator prüft dieselben Regeln und sagt Ihnen direkt, welches Feld nicht passt.
Häufige Fragen
Darf ich noch Rechnungen ohne QR-Zahlteil stellen? Ja, eine Rechnung ist auch ohne Zahlteil gültig, und niemand ist verpflichtet, QR-Rechnungen zu stellen. Aber Ihre Kundschaft kann die alten Einzahlungsscheine nicht mehr verwenden, und Rechnungen ohne QR-Zahlteil werden erfahrungsgemäss langsamer bezahlt.
Kann ich eine QR-Rechnung kostenlos erstellen? Ja. Der QR-Rechnung-Generator ist gratis, braucht kein Konto und liefert den fertigen Zahlteil als SVG oder PDF. Für einzelne Rechnungen reicht das; sobald Sie regelmässig fakturieren, lohnt sich der Weg über die Software, weil dort Referenz, Zahlungseingang und Mahnung zusammenhängen.
Funktioniert die QR-Rechnung auch per E-Mail? Ja. Der Versand als PDF per E-Mail ist der Normalfall. Die Banking-Apps scannen den QR-Code direkt ab dem Bildschirm.
Was ist mit eBill? eBill stellt die Rechnung direkt ins E-Banking der Kundschaft zu, ohne E-Mail oder Papier. Das ist ein zusätzlicher Kanal mit eigener Anmeldung über Ihre Bank oder einen Netzwerkpartner; die QR-Rechnung bleibt daneben der Standard für Papier- und PDF-Rechnungen.
Brauche ich für Akontozahlungen eigene QR-Rechnungen? Ja, jede Teilrechnung bekommt ihren eigenen Zahlteil, idealerweise mit eigener QR-Referenz, damit die Zahlungen sauber zugeordnet werden.
Kann ich QR-Rechnungen mit Excel oder Word erstellen? Den Rechnungsteil ja, den Zahlteil nur mit Zusatzwerkzeug. Weder Word noch Excel erzeugen von sich aus einen normkonformen Swiss QR Code mit korrekter Referenz-Prüfziffer und dem vorgeschriebenen Layout. Wer es trotzdem so macht, kombiniert meist eine Vorlage mit einem Online-Generator und kopiert das Bild hinein, was bei jeder Betragsänderung von Hand wiederholt werden muss.
Woher bekomme ich eine QR-IBAN? Kostenlos von Ihrer Bank, auf Anfrage oder direkt im E-Banking. Sie ersetzt Ihre normale IBAN nicht, sondern kommt dazu: Die QR-IBAN verwenden Sie für Rechnungen mit Referenz, die normale IBAN bleibt für alles andere.
Wie lang ist die QR-Referenz und wie bilde ich sie? 27 Stellen, nur Ziffern, die letzte ist die Prüfziffer. Üblich ist, die Rechnungsnummer rechtsbündig einzusetzen und links mit Nullen aufzufüllen. Erzeugen sollte die Referenz aber immer das System, nicht ein Mensch, sonst stimmt die Prüfziffer irgendwann nicht mehr.
Muss ich den Betrag ausfüllen? Nein. Ein Zahlteil ohne Betrag ist zulässig, die zahlende Person trägt ihn dann selbst ein. Für Rechnungen ist das unpraktisch, für Spenden oder Depotzahlungen der Normalfall.