Rechnung schreiben als Handwerker: Pflichtangaben in der Schweiz

Die Arbeit ist gemacht, jetzt soll Geld fliessen. Damit das klappt, muss die Rechnung zwei Dinge können: den formalen Anforderungen genügen (vor allem, wenn Ihr Betrieb mehrwertsteuerpflichtig ist) und so klar sein, dass die Kundschaft sie ohne Rückfragen bezahlt. Beides ist kein Hexenwerk.

Die Pflichtangaben im Überblick

Für mehrwertsteuerpflichtige Betriebe verlangt das Mehrwertsteuergesetz (Art. 26 MWSTG) auf der Rechnung:

1. Ihren Namen und Ort, wie im Handelsregister eingetragen, plus die UID-Nummer mit MWST-Zusatz (z.B. CHE-123.456.789 MWST).
2. Name und Ort der Empfängerin oder des Empfängers.
3. Datum oder Zeitraum der Leistung, falls nicht identisch mit dem Rechnungsdatum. Bei Handwerksarbeiten üblich: “Arbeiten ausgeführt vom 3. bis 14. Juni 2026”.
4. Art, Gegenstand und Umfang der Leistung: der Leistungsbeschrieb, am besten mit denselben Positionen wie in der Offerte.
5. Das Entgelt: die Beträge pro Position und das Total.
6. Den Steuersatz und den Steuerbetrag: aktuell 8.1 % Normalsatz. Ist die MwSt im Preis inbegriffen, genügt die Angabe des Satzes.

Nicht mehrwertsteuerpflichtige Betriebe (unter CHF 100’000 Jahresumsatz) lassen UID-Zusatz und MwSt-Ausweis weg und dürfen keine MwSt ausweisen.

Eine fertige Rechnungsvorlage mit allen Pflichtangaben zum Ausdrucken oder als PDF stellen wir kostenlos bereit.

Dazu kommen die Angaben, die keine Vorschrift verlangt, aber jede gute Rechnung enthält: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Zahlungsfrist und der Zahlteil der QR-Rechnung.

Verrechnen Sie alles? Wirklich alles?

Der teuerste Fehler ist nicht die fehlende UID, sondern vergessene Positionen. Kleinmaterial, Fahrspesen, Entsorgung, der zusätzliche Weg zum Baumarkt: Was nicht aufgeschrieben wird, wird nicht verrechnet. Betriebe, die Regiearbeiten direkt auf der Baustelle erfassen (statt abends aus dem Gedächtnis), verrechnen erfahrungsgemäss spürbar mehr, ganz ohne Diskussionen, weil jede Position belegt ist.

Zahlungsfrist, Verzug und Mahnung

• Zahlungsfrist: In der Schweiz üblich sind 30 Tage. Kürzere Fristen (10 oder 20 Tage) sind zulässig, wenn sie auf der Rechnung stehen.
• Verzug: Nach Ablauf der Frist dürfen Sie mahnen; mit der Mahnung gerät die Kundschaft in Verzug, ab dann sind 5 % Verzugszins zulässig.
• Mahnrhythmus: bewährt sind eine freundliche Zahlungserinnerung nach etwa 10 Tagen, eine zweite Mahnung mit kurzer Nachfrist, danach die Betreibung. Der Ton macht die Musik: Die meisten säumigen Kunden haben schlicht vergessen zu zahlen.
• Verjährung: Forderungen aus Handwerksarbeiten verjähren nach fünf Jahren. So lange sollten Sie es natürlich nie kommen lassen.

Akonto und Teilrechnungen bei grösseren Aufträgen

Bei Aufträgen über mehrere Wochen sind Akontozahlungen Standard: zum Beispiel ein Drittel bei Auftragserteilung, ein Drittel nach Baufortschritt, der Rest mit der Schlussrechnung. Das schont Ihre Liquidität, denn Material und Löhne bezahlen Sie schliesslich auch laufend. Wichtig: Akontorechnungen klar als solche bezeichnen und in der Schlussrechnung transparent abziehen.

Vom Rapport zur bezahlten Rechnung, ohne Büroabend

Der klassische Weg: Zettel sammeln, abends abtippen, Rechnung in Word zusammenbauen, Einzahlungen von Hand abhaken. Der schnellere Weg: In MeisterOffice entsteht die Rechnung direkt aus der angenommenen Offerte und den erfassten Regiestunden, mit korrektem QR-Zahlteil, automatischem Zahlungsabgleich und einer KI-formulierten Mahnung, die Sie vor dem Versand nur noch freigeben. Die Buchhaltung inklusive Treuhänder-Export läuft im Hintergrund mit. Was das kostet, sehen Sie hier.

Häufige Fragen

Muss eine Rechnung unterschrieben sein? Nein. Rechnungen sind in der Schweiz auch ohne Unterschrift gültig, als Papier wie als PDF.

Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren? Geschäftsbücher und Belege sind grundsätzlich 10 Jahre aufzubewahren. Digital ist das erlaubt, solange die Unterlagen lesbar und unveränderbar bleiben.

Was, wenn ich mich verrechnet habe? Rechnung stornieren und neu stellen (Storno- oder Gutschriftsanzeige), nicht einfach überschreiben. Ihre Buchhaltung und im Streitfall auch die Steuerverwaltung wollen den Verlauf nachvollziehen können.