Le travail est fait, l’argent doit maintenant rentrer. Pour cela, la facture doit remplir deux conditions : répondre aux exigences formelles (surtout si votre entreprise est assujettie à la TVA) et être assez claire pour que la clientèle la paie sans poser de questions. Rien de sorcier dans tout cela.
Les mentions obligatoires en un coup d’œil
Pour les entreprises assujetties à la TVA, la loi sur la TVA (art. 26 LTVA) exige sur la facture :
- Votre nom et votre lieu, tels qu’inscrits au registre du commerce, ainsi que le numéro IDE avec complément TVA (par ex. CHE-123.456.789 TVA).
- Nom et lieu de la destinataire ou du destinataire.
- Date ou période de la prestation, si elle ne coïncide pas avec la date de la facture. Usuel pour les travaux artisanaux : « Travaux exécutés du 3 au 14 juin 2026 ».
- Nature, objet et étendue de la prestation : la description de la prestation, idéalement avec les mêmes positions que dans l’offre.
- La rémunération : les montants par position et le total.
- Le taux d’imposition et le montant de la taxe : actuellement 8,1 % au taux normal. Si la TVA est incluse dans le prix, l’indication du taux suffit.
Les entreprises non assujetties à la TVA (moins de CHF 100’000 de chiffre d’affaires annuel) omettent le complément IDE et la mention de la TVA, et n’ont pas le droit d’indiquer de TVA.
Nous mettons gratuitement à disposition un modèle de facture prêt à l’emploi, avec toutes les mentions obligatoires, à imprimer ou en PDF. Le même modèle est aussi disponible en fichier Word et en fichier Excel, à télécharger et à compléter.
S’y ajoutent les indications qu’aucune prescription n’exige, mais que toute bonne facture contient : numéro de facture, date de facture, délai de paiement et la partie paiement de la facture QR. Vous générez gratuitement la partie paiement d’une facture isolée avec le générateur de facture QR.
Facturez-vous tout ? Vraiment tout ?
L’erreur la plus coûteuse n’est pas l’absence du numéro IDE, mais les positions oubliées. Petit matériel, frais de déplacement, évacuation, le trajet supplémentaire jusqu’au magasin de bricolage : ce qui n’est pas noté n’est pas facturé. Les entreprises qui saisissent les heures en régie directement sur le chantier (plutôt que le soir de mémoire) facturent, l’expérience le montre, nettement plus, et cela sans aucune discussion, parce que chaque position est justifiée.
Délai de paiement, demeure et rappel
- Délai de paiement : en Suisse, 30 jours est l’usage. Des délais plus courts (10 ou 20 jours) sont admis s’ils figurent sur la facture.
- Demeure : une fois le délai écoulé, vous pouvez relancer ; le rappel met la clientèle en demeure, et dès ce moment un intérêt moratoire de 5 % est admis.
- Rythme des rappels : ont fait leurs preuves un premier rappel amical après environ 10 jours, un deuxième rappel avec un bref délai supplémentaire, puis la poursuite. Le ton fait la musique : la plupart des clients en retard ont simplement oublié de payer.
- Prescription : les créances issues de travaux artisanaux se prescrivent par cinq ans. Bien entendu, il vaut mieux ne jamais en arriver là.
Acomptes et factures partielles pour les mandats plus importants
Pour les mandats qui s’étendent sur plusieurs semaines, les acomptes sont la norme : par exemple un tiers à la commande, un tiers selon l’avancement des travaux, le solde avec la facture finale. Cela ménage votre liquidité, puisque vous payez de toute façon le matériel et les salaires au fur et à mesure. Important : désigner clairement les factures d’acompte comme telles et les déduire de manière transparente dans la facture finale.
Du rapport à la facture payée, sans soirée au bureau
La voie classique : collectionner les bouts de papier, les retaper le soir, assembler la facture dans Word, cocher les versements à la main. La voie plus rapide : dans MeisterOffice, la facture naît directement de l’offre acceptée et des heures en régie saisies, avec une partie paiement QR correcte, un rapprochement automatique des paiements et un rappel formulé par IA que vous n’avez plus qu’à valider avant l’envoi. La comptabilité, export fiduciaire compris, tourne en arrière-plan. Ce que cela coûte, vous le voyez ici.
Questions fréquentes
Une facture doit-elle être signée ? Non. En Suisse, les factures sont valables même sans signature, aussi bien en papier qu’en PDF.
Combien de temps dois-je conserver mes factures ? Les livres comptables et les pièces justificatives doivent en principe être conservés 10 ans. La conservation numérique est autorisée, tant que les documents restent lisibles et inaltérables.
Que faire si je me suis trompé dans mes calculs ? Annuler la facture et en établir une nouvelle (avis d’annulation ou note de crédit), sans simplement l’écraser. Votre comptabilité, et en cas de litige l’administration fiscale aussi, doivent pouvoir retracer l’historique.