Offerte schreiben: Anleitung und Vorlage für Handwerker

Eine gute Offerte entscheidet öfter über den Auftrag als der Preis. Wer innert 24 Stunden eine saubere, verständliche Offerte schickt, wirkt professionell, bevor der erste Handgriff getan ist. Diese Anleitung zeigt, was in eine Handwerker-Offerte gehört, welche Fehler Aufträge kosten und wie Sie den ganzen Ablauf massiv beschleunigen.

Was gehört in eine Handwerker-Offerte?

Eine vollständige Offerte enthält in der Schweiz üblicherweise:

1. Ihre Firmenangaben: Name, Adresse, Telefon, E-Mail und, falls Sie mehrwertsteuerpflichtig sind, die UID-Nummer mit MWST-Zusatz.
2. Kundenangaben: Name und Adresse der Auftraggeberin oder des Auftraggebers, bei Liegenschaften zusätzlich die Objektadresse.
3. Datum und Offertnummer: für Rückfragen und Ihre eigene Ablage.
4. Leistungsbeschrieb: die einzelnen Positionen mit Menge, Einheit (Stunden, m2, Pauschale) und Einzelpreis. Je konkreter, desto weniger Diskussionen am Schluss.
5. Preise: Zwischensumme, MwSt (Normalsatz 8.1 %) und Total in CHF, sauber formatiert (z.B. CHF 4’850.00).
6. Gültigkeit: üblich sind 30 bis 90 Tage. Ohne Frist bleiben Sie theoretisch unbegrenzt an Ihre Preise gebunden.
7. Zahlungsbedingungen: Zahlungsfrist (z.B. 30 Tage netto), allfällige Akontozahlungen bei grösseren Arbeiten.
8. Vorbehalte: Was ist nicht enthalten? Regiearbeiten, unvorhersehbarer Mehraufwand (z.B. Altlasten unter dem alten Belag), Materialpreisänderungen.

Pauschal oder nach Aufwand?

Beides hat seinen Platz:

• Pauschalpreis: gut für klar umrissene Arbeiten (Zimmer streichen, Lavabo ersetzen). Kunden lieben die Planbarkeit, Sie tragen das Risiko bei Überraschungen. Vorbehalte deshalb explizit aufführen.
• Nach Aufwand (Regie): richtig bei unklarem Umfang (Sanierungen, Reparaturen mit unbekannter Ursache). Geben Sie einen Stundensatz und eine Schätzung als Bandbreite an, damit die Kundschaft weiss, worauf sie sich einlässt. Wie Sie Ihren Stundensatz sauber kalkulieren, zeigt der Ratgeber Stundensatz berechnen.

Textvorlage: der Rahmen um die Zahlen

Den Positionenteil erstellt jede Software oder Excel-Tabelle. Der Text darum herum macht den Unterschied. Die komplette Vorlage zum Ausdrucken oder als PDF finden Sie unter Offerte-Vorlage; bewährt hat sich dieser Aufbau:

Guten Tag Frau Muster

Besten Dank für Ihre Anfrage und die Besichtigung vom 15. Juli. Gerne offerieren wir Ihnen die besprochenen Malerarbeiten in Ihrer Wohnung an der Beispielstrasse 12 wie folgt.

[Positionen mit Menge, Einheit, Einzelpreis, Total]

Im Preis inbegriffen sind Abdeckarbeiten, Material und Endreinigung. Nicht inbegriffen sind allfällige Spachtelarbeiten an vorgängig nicht sichtbaren Schadstellen; diese würden wir nach Aufwand zu CHF 95.00 pro Stunde verrechnen und vorgängig mit Ihnen absprechen.

Diese Offerte ist gültig bis am 30. September 2026. Die Zahlungsfrist beträgt 30 Tage nach Rechnungsstellung.

Wir freuen uns, wenn wir die Arbeiten für Sie ausführen dürfen, und stehen für Fragen gerne zur Verfügung.

Freundliche Grüsse

Kurz, konkret, ohne Floskeln. Die Kundin weiss, was sie bekommt, was es kostet und was passiert, wenn etwas dazwischenkommt.

Die häufigsten Fehler

• Zu langsam offeriert. Wer nach zehn Tagen offeriert, offeriert oft für die Konkurrenz. Anfrage rein, Offerte raus, idealerweise am selben oder nächsten Arbeitstag.
• Schwammiger Beschrieb. “Malerarbeiten pauschal CHF 8’000” provoziert Diskussionen. Einzelpositionen schaffen Vertrauen und erleichtern später die Rechnung.
• Vorbehalte vergessen. Ohne schriftlichen Vorbehalt zahlen Sie Überraschungen aus der eigenen Tasche oder verärgern die Kundschaft mit Nachforderungen.
• Keine Nachfassaktion. Nach einer Woche kurz nachfragen ist kein Betteln, sondern Service. Viele Aufträge gehen verloren, weil niemand nachgefasst hat.

Vom Aufmass zur Offerte in Minuten statt Abenden

Die meisten Betriebe schreiben Offerten am Abend am Küchentisch. Genau dieser Schritt lässt sich heute fast vollständig automatisieren: In MeisterOffice diktieren oder tippen Sie kurz, was gemacht werden soll, und die KI erstellt daraus einen strukturierten Offertentwurf mit Positionen, Preisen aus Ihren Stammdaten und sauberem Begleittext. Sie prüfen, passen an und versenden, direkt aus der App, als PDF mit Ihrem Briefkopf. Aus der angenommenen Offerte wird später mit einem Klick die QR-Rechnung.

Wie das für Ihr Gewerk aussieht, sehen Sie auf den Branchenseiten, zum Beispiel für Maler, Sanitär oder Schreiner. Die Preise finden Sie hier.

Häufige Fragen

Ist eine Offerte rechtlich bindend? Ja. Eine Offerte ist ein Antrag im Sinne des Obligationenrechts. Nimmt die Kundschaft innerhalb der Gültigkeitsfrist an, kommt der Vertrag zu den offerierten Bedingungen zustande. Deshalb: Gültigkeitsdauer und Vorbehalte immer hineinschreiben.

Muss ich für eine Besichtigung oder Offerte etwas verrechnen? Üblich ist, dass Besichtigung und Offerte kostenlos sind. Bei aufwendigen Projekten mit Planungsanteil dürfen Sie eine kostenpflichtige Projektierung vereinbaren, aber nur, wenn das vorher klar kommuniziert wurde.

Offerte, Kostenvoranschlag, Richtpreis: Was ist der Unterschied? Die Offerte nennt einen verbindlichen Preis. Der Kostenvoranschlag ist eine Schätzung; wird er wesentlich überschritten (als Faustregel gilt etwa ab 10 %), müssen Sie die Kundschaft informieren. Ein Richtpreis ist noch unverbindlicher und taugt nur für ein erstes Gespräch.