Offerte schreiben: Anleitung, Beispiel und Vorlage für Handwerker

Kurz gesagt: Eine Offerte besteht aus Absender und Empfänger, Datum und Offertnummer, einem Betreff mit Objekt, nummerierten Positionen mit Menge, Einheit und Preis, Zwischensumme, MwSt (8.1 %) und Total, dem Hinweis, was inbegriffen und was nicht inbegriffen ist, einer festen Gültigkeitsdauer (üblich 30 Tage) und den Zahlungsbedingungen. Eine kostenlose Offerte-Vorlage zum Ausfüllen gibt es als Word, Excel und PDF. Die sieben Schritte unten zeigen, wie Sie dorthin kommen.

Eine gute Offerte entscheidet öfter über den Auftrag als der Preis. Wer innert 24 Stunden eine saubere, verständliche Offerte schickt, wirkt professionell, bevor der erste Handgriff getan ist. Diese Anleitung zeigt, was in eine Handwerker-Offerte gehört, welche Fehler Aufträge kosten und wie Sie den ganzen Ablauf massiv beschleunigen. Drei komplett ausgerechnete Beispiel-Offerten aus dem Maler-, Sanitär- und Gartenbaugewerbe stehen weiter unten zum Abschauen bereit, mit Mengen, Ansätzen, MwSt und den Vorbehalten, die darunter gehören.

In sieben Schritten zur Offerte

1. Anfrage aufnehmen und qualifizieren. Wer ist die Auftraggeberin, Eigentümerin oder Mieterin? Bis wann soll es fertig sein? Gibt es ein Budget? Zwei Minuten am Telefon ersparen Ihnen später eine Offerte, die nie eine Chance hatte.
2. Vor Ort messen und fotografieren. Flächen, Höhen, Zugang, Untergrund, Parkierung. Fotos ersetzen die Notizzettel und sind später der Beweis, wie es vorher ausgesehen hat.
3. Positionen bilden. Jede Teilleistung wird eine Zeile mit Menge, Einheit und Einzelpreis. Lieber acht ehrliche Zeilen als eine Pauschale, die niemand nachvollziehen kann.
4. Material und Fremdleistungen einrechnen. Einkaufspreis plus Ihr Zuschlag. Vergessen Sie Kleinmaterial, Entsorgung und Anfahrt nicht, das sind die Positionen, die am häufigsten untergehen.
5. Stunden mit dem richtigen Ansatz bewerten. Nicht das, was die Konkurrenz verlangt, sondern Ihr kostendeckender Satz. Der Stundensatz-Rechner rechnet ihn aus Ihren Fixkosten und produktiven Stunden aus.
6. Vorbehalte und Gültigkeit formulieren. Was ist nicht enthalten, was passiert bei Überraschungen, bis wann gilt der Preis.
7. Innert 24 Stunden versenden und nachfassen. Geschwindigkeit schlägt Perfektion. Eine gute Offerte am nächsten Tag gewinnt gegen eine perfekte in zehn Tagen.

Was gehört in eine Handwerker-Offerte?

Eine vollständige Offerte enthält in der Schweiz üblicherweise:

1. Ihre Firmenangaben: Name, Adresse, Telefon, E-Mail und, falls Sie mehrwertsteuerpflichtig sind, die UID-Nummer mit MWST-Zusatz.
2. Kundenangaben: Name und Adresse der Auftraggeberin oder des Auftraggebers, bei Liegenschaften zusätzlich die Objektadresse.
3. Datum und Offertnummer: für Rückfragen und Ihre eigene Ablage.
4. Leistungsbeschrieb: die einzelnen Positionen mit Menge, Einheit (Stunden, m2, Pauschale) und Einzelpreis. Je konkreter, desto weniger Diskussionen am Schluss.
5. Preise: Zwischensumme, MwSt (Normalsatz 8.1 %) und Total in CHF, sauber formatiert (z.B. CHF 4’850.00).
6. Gültigkeit: üblich sind 30 bis 90 Tage. Ohne Frist sind Sie nach Art. 5 OR nur so lange gebunden, wie mit einer rechtzeitig abgesandten Antwort zu rechnen ist, eine unklare Grenze, die Streit provoziert. Ein festes Datum schafft Klarheit.
7. Zahlungsbedingungen: Zahlungsfrist (z.B. 30 Tage netto), allfällige Akontozahlungen bei grösseren Arbeiten.
8. Vorbehalte: Was ist nicht enthalten? Regiearbeiten, unvorhersehbarer Mehraufwand (z.B. Altlasten unter dem alten Belag), Materialpreisänderungen.

Drei Offerten zum Abschauen

Drei Aufträge, drei Gewerke, drei fertige Positionenteile. Alle Zahlen sind Beispielpreise für 2026 und ersetzen Ihre eigene Kalkulation nicht: Ihr Stundensatz hängt an Ihren Fixkosten, Ihre Materialpreise an Ihren Konditionen. Was Sie übernehmen können, ist der Aufbau. Vorarbeiten sichtbar machen, Material und Entsorgung als eigene Zeilen, Anfahrt nie vergessen, und unter dem Total die zwei, drei Sätze, die den Rest des Auftrags ruhig halten. Als druckfertiges Dokument mit Briefkopf gibt es das Ganze in der Offerte-Vorlage.

Ein Wort zu den Ansätzen: Die Stundensätze unterscheiden sich zwischen den Gewerken und zwischen den Regionen deutlich. In der Stadt Zürich oder in Genf liegen sie über den Zahlen unten, in ländlichen Gegenden darunter, und ein Sanitärbetrieb mit Notfalldienst, Servicefahrzeug und Lager kalkuliert anders als ein Malerbetrieb. Nehmen Sie die Beispielpreise deshalb als Struktur und setzen Sie Ihre eigenen Zahlen ein, sobald Sie den Aufbau übernommen haben.

1. Maler: Innenanstrich einer 3.5-Zimmer-Wohnung

Bewohnte Wohnung, 150 m2 Wand- und Deckenfläche, Neuanstrich in Weiss, Untergrund in gutem Zustand. Die Kundschaft zieht während der Arbeiten nicht aus, die Möbel werden in die Raummitte gerückt und abgedeckt.

Zwischensumme: CHF 4’947.50
MwSt 8.1 %: CHF 400.75
Total inkl. MwSt: CHF 5’348.25

Drei Dinge machen diese Offerte besser als eine Pauschale über CHF 5’350: Die Kundschaft sieht, dass die Vorarbeiten fast einen Fünftel kosten, sie kann Position 6 streichen, wenn sie selber putzen will, und Sie können bei der Schlussrechnung Zeile für Zeile begründen, warum etwas mehr oder weniger wurde.

Darauf achten:

• Vorarbeiten als eigene Zeilen. Abdecken und Spachteln sind hier CHF 902.50, gut ein Fünftel der Offerte. In einer Pauschale sehen die Kundinnen und Kunden nur den Quadratmeterpreis für den Anstrich und vergleichen ihn mit dem Baumarktpreis für die Farbe.
• Den Untergrund zum Vorbehalt machen. Alte Leimfarbe, Raufaser, Nikotin oder Feuchtigkeit brauchen eine Sperrgrundierung und kosten schnell einen halben Tag mehr. Ein Satz genügt: Zeigt sich der Untergrund anders als beim Besichtigungstermin sichtbar, rechnen wir die Zusatzarbeiten nach Aufwand ab und sprechen sie vorher mit Ihnen ab.
• Bewohnt oder leer hinschreiben. Eine bewohnte Wohnung kostet Sie Möbelrücken, Etappen und tägliches Aufräumen. Steht in der Offerte nicht, von welchem Zustand Sie ausgehen, ist der Mehraufwand später Ihr Problem. Weitere Beispiele für Ihr Gewerk auf der Seite für Maler.

2. Sanitär: kleiner Badumbau

Bad mit 6 m2, Wanne raus, Dusche rein, Lavabo und WC ersetzen. Reine Sanitärarbeiten: Plättli-, Maler- und Elektroarbeiten vergibt die Bauherrschaft separat. Die Apparate stehen als Budgetbetrag drin, weil die Marke noch offen ist.

Zwischensumme: CHF 9’820.00
MwSt 8.1 %: CHF 795.42
Total inkl. MwSt: CHF 10’615.42

Dazu gehört zwingend die Regieklausel unter die Tabelle: Arbeiten, die erst nach dem Öffnen der Wand sichtbar werden, etwa korrodierte Steigleitungen oder eine fehlende Abdichtung, sind nicht enthalten und werden nach Aufwand zu CHF 110.00 pro Stunde verrechnet, nach vorheriger Absprache.

Darauf achten:

• Apparate als Budget, nicht als Preis. Schreiben Sie den Betrag hin, mit dem Sie gerechnet haben, und dazu den Satz, dass Mehr- oder Minderpreis der gewählten Marke eins zu eins auf der Schlussrechnung erscheint. So kann die Kundschaft in Ruhe im Ausstellungsraum aussuchen, ohne dass Ihre Offerte hinfällig wird.
• Schnittstellen benennen. Wer macht die Plättli, wer den Anstrich, wer die Steckdose neben dem Spiegel? Schreiben Sie hin, was Sie nicht machen und ob Sie die Koordination übernehmen. Die teuersten Stunden eines Badumbaus sind die, in denen niemand weiss, wer als Nächstes dran ist.
• Nie ohne Regieklausel offerieren. Hinter einer Badezimmerwand von 1985 ist alles möglich. Ohne die Klausel zahlen Sie die Überraschung selber, mit ihr rufen Sie an und die Kundschaft entscheidet. Mehr dazu auf der Seite für Sanitär.

3. Gärtner: Hecke und neuer Rasen

Reihenhausgarten, alte Thujahecke ist bereits entfernt, 22 Laufmeter neue Hecke, 180 m2 Rasen neu ansäen. Zufahrt für den Kleinbagger vorhanden.

Zwischensumme: CHF 4’940.00
MwSt 8.1 %: CHF 400.14
Total inkl. MwSt: CHF 5’340.14

Die Anfahrt ist hier bewusst eine eigene Zeile. Zwei Fahrten mit Anhänger und Kleinbagger sind ein realer Kostenblock, und wer sie in den Quadratmeterpreis einrechnet, wirkt teurer als die Konkurrenz, die sie später nachverrechnet.

Darauf achten:

• Anwachsen und Pflege regeln. Wer wässert den neuen Rasen in den ersten sechs Wochen, wer schneidet die Hecke im ersten Jahr? Halten Sie fest, dass die Pflege nicht enthalten ist, oder offerieren Sie sie als eigene Position. Das ist der häufigste Streitpunkt im Gartenbau, weil ein vertrockneter Rasen immer nach einem Mangel aussieht.
• Pflanzen können zum reduzierten Satz laufen. Lebende Pflanzen unterliegen dem reduzierten MwSt-Satz von 2.6 %, und zwar auch dann, wenn sie zusammen mit einer Arbeit zum Normalsatz geliefert werden, sofern sie gesondert in Rechnung gestellt werden (MWSTG Art. 25 Abs. 2). In der Offerte oben stecken die Pflanzen in Position 2 und laufen deshalb zu 8.1 %. Wollen Sie den tieferen Satz nutzen, brauchen die Pflanzen eine eigene Zeile.
• Aushub und Entsorgung mit Vorbehalt. Der Abtransport wird nach Gewicht oder Volumen verrechnet, und was im Boden liegt, wissen Sie vorher nie. Nennen Sie die angenommene Menge und den Ansatz pro Kubikmeter für den Fall, dass es mehr wird. Weitere Beispiele auf der Seite für Gärtner.

Ein vollständiges Gartenbau-Beispiel mit Richtpreisen steht im Artikel Offerte für Gartenarbeiten.

Was alle drei gemeinsam haben

Die drei Offerten kommen aus verschiedenen Gewerken, und trotzdem sind sie gleich gebaut. Fünf Muster können Sie eins zu eins übernehmen.

1. Vier bis acht Positionen, nicht zwanzig. Weniger wirkt wie eine Pauschale, mehr liest niemand. Fassen Sie zusammen, was zusammen ausgeführt wird, und trennen Sie das, was die Kundschaft streichen oder selber machen könnte.
2. Vorarbeiten sind eigene Zeilen. Abdecken, Demontieren, Ausheben: Das ist der Teil, den Laien unterschätzen, und der Teil, der Ihre Offerte gegenüber einer billigeren erklärbar macht.
3. Material, Entsorgung und Anfahrt stehen einzeln da. Diese drei gehen in Pauschalen am häufigsten unter und tauchen dann auf der Schlussrechnung auf, wo sie wie eine Nachforderung wirken.
4. Unter dem Total stehen die Vorbehalte. Was nicht enthalten ist, was bei Überraschungen passiert und zu welchem Stundensatz. Zwei bis vier Sätze, und die Schlussrechnung diskutiert sich später von selbst.
5. Die Zahlen sind Schweizer Zahlen. Apostroph als Tausendertrennung, zwei Nachkommastellen, MwSt als eigene Zeile mit dem Satz von 8.1 % und darunter das Total inklusive MwSt. Wer nicht mehrwertsteuerpflichtig ist, lässt beide Zeilen weg und weist keine MwSt aus.

Den passenden Stundensatz für Ihre eigenen Zahlen rechnet der Stundensatz-Rechner aus Ihren Fixkosten und produktiven Stunden aus.

Offerte, Kostenvoranschlag, Richtofferte oder Richtpreis?

Die vier Begriffe werden im Alltag durcheinandergeworfen, sie verpflichten Sie aber unterschiedlich stark.

Schreiben Sie den Begriff, den Sie meinen, auch aufs Dokument. Wer eine Schätzung “Offerte” nennt, hat im Streitfall einen verbindlichen Preis abgegeben, den er nie so gemeint hat.

Richtofferte: die unverbindliche Grössenordnung

Die Richtofferte ist die Antwort auf “Was kostet das ungefähr?”, bevor Sie vor Ort waren. Sie nennt eine Grössenordnung, meist als Bandbreite, und bindet Sie an keinen Preis, solange drei Dinge stimmen: Der Titel sagt “Richtofferte” und nicht “Offerte”, die Zahl steht als Spanne statt als Betrag, und ein Satz hält fest, dass die Besichtigung noch fehlt. Rechtlich stützt sich das auf OR Art. 7 Abs. 1, wonach ein Antrag nicht bindet, wenn ihm eine die Behaftung ablehnende Erklärung beigefügt ist.

Fehlt dieser Vorbehalt, greifen die Regeln des Werkvertrags: Eine genau bestimmte Vergütung ist ein Festpreis (OR Art. 373), ein ungefährer Ansatz darf nicht unverhältnismässig überschritten werden, sonst darf die Kundschaft zurücktreten (OR Art. 375).

Wie Sie eine Richtofferte formulieren, ein ausgerechnetes Beispiel, der E-Mail-Text dazu und was die vielzitierte 10-Prozent-Faustregel wirklich wert ist, steht im eigenen Ratgeber Richtofferte.

Pauschal oder nach Aufwand?

Beides hat seinen Platz:

• Pauschalpreis: gut für klar umrissene Arbeiten (Zimmer streichen, Lavabo ersetzen). Kunden lieben die Planbarkeit, Sie tragen das Risiko bei Überraschungen. Vorbehalte deshalb explizit aufführen.
• Nach Aufwand (Regie): richtig bei unklarem Umfang (Sanierungen, Reparaturen mit unbekannter Ursache). Geben Sie einen Stundensatz und eine Schätzung als Bandbreite an, damit die Kundschaft weiss, worauf sie sich einlässt. Wie Sie Ihren Stundensatz sauber kalkulieren, zeigt der Ratgeber Stundensatz berechnen.

Textvorlage: der Rahmen um die Zahlen

Den Positionenteil erstellt jede Software oder Excel-Tabelle. Der Text darum herum macht den Unterschied. Die komplette Vorlage zum Ausdrucken oder als PDF finden Sie unter Offerte-Vorlage; wer lieber direkt am Computer weiterarbeitet, findet dort auch die Word-Vorlage und die Excel-Vorlage zum Herunterladen. Bewährt hat sich dieser Aufbau:

Guten Tag Frau Muster

Besten Dank für Ihre Anfrage und die Besichtigung vom 15. Juli. Gerne offerieren wir Ihnen die besprochenen Malerarbeiten in Ihrer Wohnung an der Beispielstrasse 12 wie folgt.

[Positionen mit Menge, Einheit, Einzelpreis, Total]

Im Preis inbegriffen sind Abdeckarbeiten, Material und Endreinigung. Nicht inbegriffen sind allfällige Spachtelarbeiten an vorgängig nicht sichtbaren Schadstellen; diese würden wir nach Aufwand zu CHF 95.00 pro Stunde verrechnen und vorgängig mit Ihnen absprechen.

Diese Offerte ist gültig bis am [Datum, üblich 30 Tage ab heute]. Die Zahlungsfrist beträgt 30 Tage nach Rechnungsstellung.

Wir freuen uns, wenn wir die Arbeiten für Sie ausführen dürfen, und stehen für Fragen gerne zur Verfügung.

Freundliche Grüsse

Kurz, konkret, ohne Floskeln. Die Kundin weiss, was sie bekommt, was es kostet und was passiert, wenn etwas dazwischenkommt.

Nachfassen, ohne zu nerven

Ein Drittel der Offerten wird nie beantwortet, nicht weil der Preis zu hoch war, sondern weil die Anfrage im Alltag untergegangen ist. Fassen Sie nach sieben bis zehn Tagen einmal nach, kurz und ohne Druck:

Guten Tag Frau Muster

Vor einer Woche habe ich Ihnen die Offerte für die Malerarbeiten an der Beispielstrasse 12 geschickt. Ich wollte kurz nachfragen, ob Sie noch Fragen dazu haben oder etwas anders wünschen.

Falls es zeitlich passt, hätten wir in der Woche vom 15. September Kapazität.

Freundliche Grüsse

Der Hinweis auf freie Kapazität ist der wichtigste Satz: Er gibt der Kundschaft einen Grund, jetzt zu antworten statt irgendwann. Bleibt es still, ein zweites Mal nach drei Wochen, danach nicht mehr.

Die häufigsten Fehler

• Zu langsam offeriert. Wer nach zehn Tagen offeriert, offeriert oft für die Konkurrenz. Anfrage rein, Offerte raus, idealerweise am selben oder nächsten Arbeitstag.
• Schwammiger Beschrieb. “Malerarbeiten pauschal CHF 8’000” provoziert Diskussionen. Einzelpositionen schaffen Vertrauen und erleichtern später die Rechnung.
• Vorbehalte vergessen. Ohne schriftlichen Vorbehalt zahlen Sie Überraschungen aus der eigenen Tasche oder verärgern die Kundschaft mit Nachforderungen.
• Keine Nachfassaktion. Nach einer Woche kurz nachfragen ist kein Betteln, sondern Service. Viele Aufträge gehen verloren, weil niemand nachgefasst hat.

Vom Aufmass zur Offerte in Minuten statt Abenden

Die meisten Betriebe schreiben Offerten am Abend am Küchentisch. Genau dieser Schritt lässt sich heute fast vollständig automatisieren: In MeisterOffice diktieren oder tippen Sie kurz, was gemacht werden soll, und die KI erstellt daraus einen strukturierten Offertentwurf mit Positionen, Preisen aus Ihren Stammdaten und sauberem Begleittext. Sie prüfen, passen an und versenden, direkt aus der App, als PDF mit Ihrem Briefkopf. Aus der angenommenen Offerte wird später mit einem Klick die QR-Rechnung.

Wie das für Ihr Gewerk aussieht, sehen Sie auf den Branchenseiten, zum Beispiel für Maler, Sanitär oder Schreiner. Die Preise finden Sie hier.

Häufige Fragen

Ist eine Offerte rechtlich bindend? Ja. Eine Offerte ist ein Antrag im Sinne des Obligationenrechts. Nimmt die Kundschaft innerhalb der Gültigkeitsfrist an, kommt der Vertrag zu den offerierten Bedingungen zustande. Deshalb: Gültigkeitsdauer und Vorbehalte immer hineinschreiben.

Muss ich für eine Besichtigung oder Offerte etwas verrechnen? Üblich ist, dass Besichtigung und Offerte kostenlos sind. Bei aufwendigen Projekten mit Planungsanteil dürfen Sie eine kostenpflichtige Projektierung vereinbaren, aber nur, wenn das vorher klar kommuniziert wurde.

Offerte, Kostenvoranschlag, Richtpreis: Was ist der Unterschied? Die Offerte nennt einen verbindlichen Preis, der Kostenvoranschlag ist eine Schätzung, Richtofferte und Richtpreis sind unverbindliche Grössenordnungen. Die Unterschiede stehen oben in der Tabelle.

Was ist eine Richtofferte? Eine unverbindliche Grössenordnung vor der Besichtigung, meist als Bandbreite. Sie hilft der Kundschaft beim Budget und Ihnen beim Aussortieren von Anfragen, die nie zum Auftrag würden. Verbindlich wird es erst mit der Offerte nach dem Aufmass. Wie Sie eine formulieren, zeigt der Ratgeber Richtofferte.

Ist eine Richtofferte verbindlich? Nein, sofern sie klar als Richtofferte bezeichnet ist und die Zahl als Bandbreite mit Vorbehalt steht. Eine einzelne Zahl ohne Vorbehalt kann trotz des Titels als Preis gelesen werden. Im Zweifel gilt, was die Kundschaft vernünftigerweise verstehen durfte.

Was ist eine Offerte überhaupt? Ein verbindlicher Antrag mit Leistung, Preis, Bedingungen und Gültigkeitsdauer. Nimmt die Kundschaft an, ist der Vertrag geschlossen. In Deutschland heisst dasselbe Dokument Angebot, in der Schweiz sagt und schreibt man Offerte.

Wie lange soll eine Offerte gültig sein? Dreissig Tage sind der Normalfall, bei stabilen Materialpreisen auch sechzig bis neunzig. Kürzer als dreissig Tage wirkt gehetzt, länger als neunzig ist bei schwankenden Materialpreisen ein Risiko, das Sie allein tragen. Ohne jede Frist sind Sie nach Art. 5 OR nur so lange gebunden, wie mit einer rechtzeitig abgesandten Antwort zu rechnen ist, eine unklare Grenze, die Sie mit einem festen Datum vermeiden.

Darf ich eine abgegebene Offerte nachträglich ändern? Bevor die Kundschaft angenommen hat, ja: Sie können widerrufen oder eine korrigierte Version schicken, solange der Widerruf vor oder mit der Annahme eintrifft. Nach der Annahme ist es ein Vertrag, und Änderungen brauchen das Einverständnis beider Seiten. Ein Rechenfehler allein hebt den Vertrag nicht auf.

Wie gehe ich mit Nachträgen um? Schriftlich, bevor Sie die Arbeit ausführen. Eine kurze Nachtragsofferte per E-Mail mit Beschrieb, Preis und dem Satz “Bitte kurz bestätigen, dann führen wir das so aus” reicht. Mündlich vereinbarte Nachträge sind der häufigste Grund, warum Schlussrechnungen bestritten werden.

Wie schreibe ich eine Offerte für eine Dienstleistung ohne Material? Gleich wie oben, nur bestehen die Positionen aus Stunden oder Pauschalen statt aus Mengen. Wichtig ist der Leistungsbeschrieb: Was genau ist Teil des Auftrags, was nicht, und was passiert, wenn der Aufwand grösser wird als geschätzt.