Il lavoro è fatto, ora deve arrivare il denaro. Perché ciò accada, la fattura deve fare due cose: soddisfare i requisiti formali (soprattutto se la vostra azienda è soggetta all’IVA) ed essere così chiara che la clientela la paghi senza domande. Nessuna delle due è impresa impossibile.
Le indicazioni obbligatorie in sintesi
Per le aziende soggette all’IVA, la legge sull’IVA (art. 26 LIVA) richiede sulla fattura:
- Il vostro nome e la sede, come iscritti nel registro di commercio, più il numero IDI con l’aggiunta IVA (per esempio CHE-123.456.789 IVA).
- Nome e sede della destinataria o del destinatario.
- Data o periodo della prestazione, se non coincide con la data della fattura. Nei lavori artigianali è comune: “lavori eseguiti dal 3 al 14 giugno 2026”.
- Tipo, oggetto ed entità della prestazione: la descrizione della prestazione, meglio se con le stesse posizioni dell’offerta.
- Il corrispettivo: gli importi per posizione e il totale.
- L’aliquota d’imposta e l’importo dell’imposta: attualmente 8.1 % aliquota normale. Se l’IVA è inclusa nel prezzo, basta indicare l’aliquota.
Le aziende non soggette all’IVA (sotto CHF 100’000 di cifra d’affari annua) omettono l’aggiunta IDI e l’indicazione dell’IVA, e non possono indicare l’IVA.
Un modello di fattura già pronto, con tutte le indicazioni obbligatorie, da stampare o come PDF, lo mettiamo a disposizione gratuitamente. Lo stesso modello è disponibile anche come file Word e come file Excel, da scaricare e completare.
A questo si aggiungono le indicazioni che nessuna norma richiede, ma che ogni buona fattura contiene: numero di fattura, data della fattura, termine di pagamento e il bollettino della fattura QR. Il bollettino per una singola fattura si crea gratuitamente con il generatore di fattura QR.
Fatturate tutto? Davvero tutto?
L’errore più costoso non è l’IDI mancante, ma le posizioni dimenticate. Piccolo materiale, spese di trasferta, smaltimento, il giro in più al centro fai da te: ciò che non viene annotato non viene fatturato. Le aziende che rilevano i lavori in economia direttamente in cantiere (invece che la sera a memoria) fatturano, per esperienza, sensibilmente di più, senza alcuna discussione, perché ogni posizione è documentata.
Termine di pagamento, mora e sollecito
- Termine di pagamento: in Svizzera è usuale un termine di 30 giorni. Termini più brevi (10 o 20 giorni) sono ammessi, se indicati sulla fattura.
- Mora: scaduto il termine potete sollecitare; con il sollecito la clientela cade in mora, e da quel momento è ammesso un interesse di mora del 5 %.
- Ritmo dei solleciti: hanno dato buoni risultati un promemoria di pagamento cortese dopo circa 10 giorni, un secondo sollecito con un breve termine supplementare, poi l’esecuzione. Il tono fa la musica: la maggior parte dei clienti morosi ha semplicemente dimenticato di pagare.
- Prescrizione: i crediti derivanti da lavori artigianali si prescrivono dopo cinque anni. Naturalmente non dovreste mai arrivare a quel punto.
Acconti e fatture parziali per incarichi più grandi
Per incarichi che durano più settimane, gli acconti sono la norma: per esempio un terzo all’assegnazione dell’incarico, un terzo secondo l’avanzamento dei lavori, il resto con la fattura finale. Questo protegge la vostra liquidità, dato che materiale e salari li pagate comunque correntemente. Importante: indicare chiaramente le fatture d’acconto come tali e detrarle in modo trasparente nella fattura finale.
Dal rapporto alla fattura pagata, senza serata in ufficio
La via classica: raccogliere foglietti, ricopiarli la sera, montare la fattura in Word, spuntare a mano gli incassi. La via più veloce: in MeisterOffice la fattura nasce direttamente dall’ offerta accettata e dalle ore in economia rilevate, con il bollettino QR corretto, riconciliazione automatica dei pagamenti e un sollecito formulato dall’IA che dovete solo approvare prima dell’invio. La contabilità, compresa l’esportazione per il fiduciario, procede in sottofondo. Quanto costa lo vedete qui.
Domande frequenti
Una fattura deve essere firmata? No. In Svizzera le fatture sono valide anche senza firma, sia in formato cartaceo che PDF.
Per quanto tempo devo conservare le fatture? I libri contabili e i giustificativi vanno di norma conservati per 10 anni. In digitale è ammesso, purché i documenti restino leggibili e non modificabili.
Cosa succede se mi sono sbagliato nel calcolo? Stornare la fattura ed emetterne una nuova (nota di storno o di accredito), non sovrascriverla semplicemente. La vostra contabilità e, in caso di controversia, anche l’amministrazione fiscale vogliono poter ricostruire il percorso.