Rechnungsvorlage für Handwerker
Eine Musterrechnung mit allen Pflichtangaben nach Schweizer Recht, mit oder ohne MwSt: Platzhalter ersetzen, ausdrucken oder als PDF speichern. Welche Angaben wann Pflicht sind, erklärt der Ratgeber Rechnung schreiben.
[Ihr Firmenname]
[Strasse Nr.] · [PLZ Ort] · [Telefon] · [E-Mail]
[CHE-000.000.000 MWST, falls mehrwertsteuerpflichtig]
[Vorname Name der Kundin / des Kunden]
[Strasse Nr.]
[PLZ Ort]
[Ort], [Datum]
Rechnung Nr. [2026-041]: [Malerarbeiten Wohnung, Beispielstrasse 12]
Arbeiten ausgeführt vom [Datum] bis [Datum], gemäss Offerte Nr. [2026-001].
| Pos. | Leistung | Menge | Preis | Total CHF |
|---|---|---|---|---|
| 1 | [Wände und Decken 2x streichen, inkl. Abdecken] | [120 m2] | [18.50] | [2'220.00] |
| 2 | [Regiearbeiten gemäss Rapport vom [Datum]] | [3.5 h] | [95.00] | [332.50] |
| Zwischensumme | [2'552.50] | |||
| MwSt 8.1 % | [206.75] | |||
| Total | [CHF 2'759.25] | |||
Zahlbar innert [30 Tagen] auf [IBAN CH00 0000 0000 0000 0000 0] lautend auf [Ihr Firmenname].
Besten Dank für Ihren Auftrag.
Freundliche Grüsse
[Vorname Name]
Wichtig: der QR-Zahlteil
Diese Vorlage deckt den Rechnungsteil ab. Den genormten Zahlteil der QR-Rechnung (Swiss QR Code, QR-Referenz) kann keine Word- oder Druckvorlage korrekt erzeugen. Erstellen Sie ihn kostenlos mit unserem QR-Rechnung-Generator, im E-Banking Ihrer Bank oder automatisch aus Ihrer Handwerkersoftware.
In fünf Schritten zur fertigen Rechnung
- Word oder Excel herunterladen und alle Angaben in eckigen Klammern durch Ihre Werte ersetzen; die Excel-Datei rechnet Zwischensumme, MwSt und Total automatisch.
- Eine fortlaufende Rechnungsnummer vergeben und auf die Offerte verweisen, damit die Kundschaft die Positionen wiedererkennt.
- Die Positionen aus der Offerte übernehmen und Regiestunden aus dem Regierapport mit Datum ergänzen.
- Nicht mehrwertsteuerpflichtig? UID-Zusatz und MwSt-Zeile ersatzlos streichen, keine MwSt ausweisen (Beispiel unten).
- Den QR-Zahlteil mit dem QR-Rechnung-Generator erzeugen, die Rechnung als PDF versenden und wie die Offerte 10 Jahre aufbewahren.
Pflichtangaben: mit und ohne MwSt-Pflicht
Was auf die Rechnung muss, regelt Art. 26 MWSTG, und zwar nur für Betriebe, die im MWST-Register eingetragen sind. Für alle anderen schreibt das Gesetz keinen Rechnungsinhalt vor; die Kundschaft zahlt aber nur, was sie nachvollziehen kann.
| Angabe | MwSt-pflichtig | Nicht MwSt-pflichtig |
|---|---|---|
| Name und Ort Ihres Betriebs | Pflicht | Nötig; im Handelsregister eingetragene Firmen schreiben die Firma unverändert (Art. 954a OR) |
| UID-Nummer mit Zusatz MWST | Pflicht | Kein MWST-Zusatz |
| Name und Ort der Kundschaft | Pflicht | Nötig |
| Datum oder Zeitraum der Leistung | Pflicht | Empfohlen |
| Art, Gegenstand und Umfang der Leistung | Pflicht | Nötig |
| Entgelt pro Position und Total | Pflicht | Nötig |
| Steuersatz und Steuerbetrag | Pflicht (8.1 %) | Nicht erlaubt (Art. 27 Abs. 2 MWSTG) |
| Rechnungsnummer, Zahlungsfrist, IBAN | Empfohlen | Empfohlen |
Musterrechnung ohne MwSt
Dieselben zwei Positionen wie oben, für einen Betrieb unter CHF 100'000 Jahresumsatz ohne freiwillige Eintragung. Die MwSt-Zeile fällt weg, die Zwischensumme ist der Rechnungsbetrag, und nach der UID-Nummer steht kein MWST.
| Pos. | Leistung | Total CHF |
|---|---|---|
| 1 | Wände und Decken 2x streichen, 120 m2 à 18.50 | 2'220.00 |
| 2 | Regiearbeiten, 3.5 h à 95.00 | 332.50 |
| Total | CHF 2'552.50 | |
Für Reinigungsbetriebe passt dieselbe Vorlage; Pauschalen und Ansätze rechnen Sie mit dem Stundensatz-Rechner Reinigung nach, die Offerte dazu liefert die Vorlage Unterhaltsreinigung.
Alle Ratgeber ansehenHäufige Fragen
Gibt es die Rechnungsvorlage als Word-Datei für die Schweiz, kostenlos? +
Ja. Auf dieser Seite laden Sie die Rechnungsvorlage kostenlos als Word- oder Excel-Datei herunter. Sie enthält die Pflichtangaben nach MWSTG, Positionen mit MwSt 8.1 % und Platz für den Zahlungshinweis. Den QR-Zahlteil müssen Sie separat erzeugen, weil Banken ihn nur in der Normform annehmen.
Welche Angaben braucht eine Rechnung zwingend? +
Für mehrwertsteuerpflichtige Betriebe verlangt Art. 26 MWSTG: Name und Ort des Betriebs mit UID-Nummer, Name und Ort der Kundschaft, Datum oder Zeitraum der Leistung, Art und Umfang der Leistung, das Entgelt sowie Steuersatz und Steuerbetrag.
Was, wenn ich nicht mehrwertsteuerpflichtig bin? +
Wer nicht im Register der steuerpflichtigen Personen eingetragen ist, in der Regel Betriebe unter CHF 100'000 Jahresumsatz ohne freiwillige Registrierung (Art. 10 und 11 MWSTG), weist keine MwSt und keinen MWST-Zusatz nach der UID-Nummer aus. Wer trotzdem MwSt ausweist, ohne dazu berechtigt zu sein, schuldet diese der Eidgenössischen Steuerverwaltung (Art. 27 Abs. 2 MWSTG).
Wie schreibe ich eine Rechnung ohne MwSt in der Schweiz? +
Gleich wie mit MwSt, nur ohne MwSt-Zeile und ohne den Zusatz MWST nach der UID-Nummer: Die Summe der Positionen ist zugleich der Rechnungsbetrag. Ein Satz wie "Nicht mehrwertsteuerpflichtig" ist freiwillig, hilft aber Kundschaft, die eine MwSt erwartet. Sobald der Umsatz aus steuerbaren Leistungen CHF 100'000 im Jahr erreicht, wird die Eintragung Pflicht; ab der Eintragung gehört die MwSt auf jede Rechnung.
Kann ich als Privatperson eine Rechnung schreiben? +
Ja. Eine Rechnung braucht keine Firma: Ihr Name und Ihre Adresse, Empfänger, Leistung, Betrag und Zahlungsverbindung genügen, ohne UID und ohne MwSt. Das Einkommen gehört in die Steuererklärung. Wer regelmässig auf eigene Rechnung arbeitet, gilt bei der AHV in der Regel als selbständigerwerbend und meldet sich bei der Ausgleichskasse an.
Passt die Vorlage auch für eine Rechnung für Reinigungsarbeiten? +
Ja. Ersetzen Sie die Beispielpositionen durch Ihre Leistungen, etwa "Unterhaltsreinigung Büro, Oktober, pauschal" oder "Endreinigung Wohnung, 85 m2", und Stunden nach Aufwand mit Datum. Für regelmässige Aufträge gibt es zusätzlich eine eigene Offerte-Vorlage für die Unterhaltsreinigung.
Kann ich mit dieser Vorlage eine QR-Rechnung erstellen? +
Nein. Eine Word- oder Excel-Datei kann den genormten QR-Zahlteil nicht korrekt erzeugen. Nutzen Sie dafür kostenlos den QR-Rechnung-Generator.
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren? +
Geschäftsbücher und Belege sind grundsätzlich 10 Jahre aufzubewahren. Digital ist das erlaubt, solange die Unterlagen lesbar und unveränderbar bleiben.
Ausführlich beantwortet der Ratgeber Rechnung schreiben.
Mit QR-Zahlteil und Zahlungsabgleich
In MeisterOffice wird aus der angenommenen Offerte mit einem Klick die QR-Rechnung, inklusive Zahlteil, Zahlungsabgleich und freundlicher Mahnung, falls nötig.