Depuis octobre 2022, la facture QR est la norme dans le trafic des paiements suisse ; les anciens bulletins de versement rouges et oranges appartiennent au passé. Pour les entreprises artisanales, c’est une bonne nouvelle : qui établit des factures QR est payé plus vite, car la clientèle n’a plus qu’à scanner et confirmer. Ce guide explique les composants et montre comment créer des factures QR correctes sans bricolage.
Si vous avez besoin d’une facture QR isolée tout de suite : le générateur de facture QR gratuit produit la partie paiement conforme directement dans le navigateur, sans inscription ni installation.
Les composants d’une facture QR
Une facture QR est une facture normale avec une partie paiement normalisée (210 x 105 mm, en bas de la page ou sur une feuille séparée). La partie paiement contient :
- Swiss QR Code : le carré avec la croix suisse au centre. Il contient toutes les informations de paiement de manière lisible par machine.
- Compte : votre IBAN ou QR-IBAN.
- Payable à : nom et adresse de votre entreprise.
- Référence : en option, une référence QR (27 chiffres) qui permet d’attribuer automatiquement les paiements à la bonne facture.
- Montant et monnaie, payable par (votre cliente ou votre client) et, en option, des informations complémentaires comme le numéro de facture.
Toutes ces indications doivent aussi figurer en texte clair à côté du QR code, afin que la facture reste lisible sans smartphone.
Bulletin de versement ou partie paiement ?
Au quotidien, presque tout le monde dit encore bulletin de versement, et ce n’est pas faux : la partie paiement succède directement aux bulletins rouges et orange. Qui cherche « bulletin de versement avec code QR » parle exactement de ce document. Les termes officiels du Swiss Payment Standard sont les suivants :
| Avant | Aujourd’hui | Ce que c’est devenu |
|---|---|---|
| Bulletin rouge | Partie paiement avec IBAN, sans référence | Communication libre, attribution manuelle |
| Bulletin orange (BVR) | Partie paiement avec QR-IBAN et référence QR | Attribution automatique comme avant |
| Numéro BVR | Référence QR (27 positions) | Même logique, nouvelle longueur |
| Récépissé à gauche | Récépissé à gauche | Conservé, dans la nouvelle mise en page |
Il n’y a plus rien à commander. La partie paiement s’imprime, la banque ne la livre pas, et c’est précisément là que la plupart des entreprises butent.
IBAN ou QR-IBAN : de quoi avez-vous besoin ?
Il existe deux variantes, et c’est là que se produisent la plupart des erreurs :
- IBAN (normal) : fonctionne sans référence ou avec la référence internationale Creditor Reference (référence RF). Amplement suffisant pour les petites entreprises qui émettent peu de factures.
- QR-IBAN : un IBAN spécial que votre banque vous attribue en plus (reconnaissable à l’IID QR, chiffres 30000 à 31999 aux cinquième à neuvième positions). Il ne fonctionne que conjointement avec une référence QR et permet l’attribution automatique de chaque paiement à la facture correspondante, comme autrefois avec le bulletin de versement orange.
Règle empirique : si vous voulez rapprocher automatiquement les paiements entrants (et vous le voulez dès que plus d’une poignée de factures partent chaque mois), utilisez le QR-IBAN avec une référence QR. Vous obtenez le QR-IBAN gratuitement auprès de votre banque.
Ce qui doit figurer sur la facture elle-même
La partie paiement ne remplace pas le contenu de la facture. Les indications qui doivent figurer sur la facture, du numéro IDE avec le complément TVA jusqu’à la description de la prestation, sont résumées dans notre guide Rédiger une facture en tant qu’artisan.
Impression : les détails qui font échouer
La partie paiement est normée, et la norme ne pardonne pas. Ces points font qu’une banque refuse le document ou que les scanners des applications bancaires ne le lisent pas :
- Format : la partie paiement mesure exactement 210 x 105 mm et se place en bas de la dernière page, séparée par un trait continu ou une perforation. Le récépissé à gauche fait 62 mm de large.
- Code QR : 46 x 46 mm, avec la croix suisse de 7 mm au centre. Ne pas le redimensionner ni changer ses proportions.
- Typographie : une police sans empattement lisible, titres en gras, valeurs en normal. La taille minimale est de 6 pt sur le récépissé et de 8 pt sur la partie paiement.
- Noir et blanc : pas d’impression couleur, pas d’image de fond, pas de filigrane derrière la partie paiement. Papier blanc sans texture.
- Qualité d’impression : 300 dpi au minimum. Un code QR issu d’une capture d’écran à 72 dpi n’est plus lu de manière fiable.
- Ne rien ajouter : aucun logo, tampon ou note manuscrite à l’intérieur de la partie paiement.
L’envoi par e-mail supprime la question du papier et de la perforation : le PDF suffit, les applications bancaires scannent le code directement à l’écran.
Quatre manières de créer une facture QR
- Générateur en ligne gratuit : notre générateur de facture QR crée la partie paiement à partir de l’IBAN, de l’adresse et du montant, validée par la même bibliothèque que celle utilisée par le produit. Idéal pour une facture isolée.
- Générateur e-banking : la plupart des banques proposent un formulaire permettant de créer des factures QR individuelles à la main. Utile en cas d’urgence, fastidieux dès la deuxième facture, aucun lien avec l’offre ou la comptabilité.
- Modèles Word/Excel avec générateur QR : cela fonctionne, mais c’est source d’erreurs (un modèle de facture vérifié est disponible gratuitement). La norme est stricte : des tailles de police incorrectes, des indications en texte clair manquantes ou un QR-IBAN sans référence conduisent les banques à rejeter la partie paiement.
- Logiciel pour artisans : la facture est générée directement à partir de l’offre acceptée, la partie paiement est produite automatiquement conforme à la norme, la référence QR est attribuée par facture et l’entrée du paiement est rapprochée automatiquement.
Dans MeisterOffice, la facture QR est intégrée : faites accepter l’offre, cliquez sur « Créer la facture », envoyez le PDF avec la partie paiement correcte. Si la facture est payée, le logiciel rapproche le paiement ; sinon, il relance avec un texte de rappel amical, formulé par IA. Les tarifs se trouvent ici.
Pourquoi une banque refuse une partie paiement
Cinq causes expliquent presque tous les refus rencontrés en pratique :
- QR-IBAN sans référence QR. De loin la plus fréquente. Un QR-IBAN ne fonctionne qu’avec une référence QR ; sans elle, la partie paiement est invalide.
- IBAN normal avec référence QR. Le cas inverse, également invalide. Un IBAN normal va sans référence ou avec une référence RF.
- Chiffre de contrôle erroné dans la référence. La référence QR se termine par un chiffre de contrôle en modulo 10 récursif. Les références saisies à la main échouent régulièrement là-dessus.
- Absence de texte en clair. Toutes les indications du code QR doivent aussi figurer lisiblement à côté. Une partie paiement réduite au seul code n’est pas admise.
- Adresse incomplète. Le bénéficiaire exige nom, rue, numéro, NPA, localité et pays. Une case postale seule ne suffit pas.
Un logiciel qui construit la partie paiement à partir de données de base validées évite les cinq. Notre générateur de facture QR applique les mêmes règles et vous indique quel champ ne convient pas.
Questions fréquentes
Puis-je créer une facture QR gratuitement ? Oui. Le générateur de facture QR est gratuit, ne demande aucun compte et fournit la partie paiement finie en SVG ou en PDF. Cela suffit pour une facture isolée ; dès que vous facturez régulièrement, le passage par le logiciel devient payant, car référence, encaissement et rappel y sont liés.
Puis-je encore établir des factures sans partie paiement QR ? Oui, une facture est valable même sans partie paiement, et personne n’est obligé d’établir des factures QR. Mais votre clientèle ne peut plus utiliser les anciens bulletins de versement, et l’expérience montre que les factures sans partie paiement QR sont payées plus lentement.
La facture QR fonctionne-t-elle aussi par e-mail ? Oui. L’envoi en PDF par e-mail est le cas normal. Les applications bancaires scannent le QR code directement depuis l’écran.
Qu’en est-il d’eBill ? eBill livre la facture directement dans l’e-banking de la clientèle, sans e-mail ni papier. C’est un canal supplémentaire avec sa propre inscription via votre banque ou un partenaire du réseau ; à côté de cela, la facture QR reste la norme pour les factures papier et PDF.
Ai-je besoin de factures QR distinctes pour les acomptes ? Oui, chaque facture partielle reçoit sa propre partie paiement, idéalement avec sa propre référence QR, afin que les paiements soient attribués correctement.
Puis-je créer des factures QR avec Excel ou Word ? La partie facture oui, la partie paiement seulement avec un outil complémentaire. Ni Word ni Excel ne produit d’eux-mêmes un Swiss QR Code conforme avec un chiffre de contrôle correct et la mise en page prescrite. Qui procède quand même ainsi combine en général un modèle avec un générateur en ligne et y colle l’image, ce qu’il faut refaire à la main à chaque changement de montant.
Où obtenir un QR-IBAN ? Gratuitement auprès de votre banque, sur demande ou directement dans l’e-banking. Il ne remplace pas votre IBAN normal, il s’y ajoute : le QR-IBAN sert aux factures avec référence, l’IBAN normal à tout le reste.
Quelle est la longueur de la référence QR et comment la former ? 27 positions, uniquement des chiffres, la dernière étant le chiffre de contrôle. L’usage est de placer le numéro de facture à droite et de compléter par des zéros à gauche. La référence doit toujours être générée par le système et jamais par une personne, faute de quoi le chiffre de contrôle finira par être faux.
Dois-je indiquer le montant ? Non. Une partie paiement sans montant est admise, la personne qui paie le saisit elle-même. C’est peu pratique pour des factures, mais normal pour des dons ou des dépôts.