Dall’ottobre 2022 la fattura QR è lo standard nel traffico dei pagamenti svizzero; le vecchie polizze di versamento rosse e arancioni sono storia. Per le aziende artigianali è una buona notizia: chi emette fatture QR viene pagato più in fretta, perché la clientela deve solo scansionare e confermare. Questa guida spiega gli elementi e mostra come creare fatture QR corrette senza complicazioni.
Se vi serve subito una singola fattura QR: il generatore di fattura QR gratuito produce il bollettino conforme direttamente nel browser, senza registrazione e senza installare nulla.
Gli elementi di una fattura QR
Una fattura QR è una fattura normale con un bollettino di pagamento normalizzato (210 x 105 mm, in fondo alla pagina o come foglio separato). Il bollettino di pagamento contiene:
- Swiss QR Code: il quadrato con la croce svizzera al centro. Al suo interno sono racchiuse tutte le informazioni di pagamento in forma leggibile da macchina.
- Conto: il vostro IBAN o QR-IBAN.
- Pagabile a: nome e indirizzo della vostra azienda.
- Riferimento: facoltativamente un riferimento QR (27 cifre), con cui i pagamenti vengono abbinati automaticamente alla fattura giusta.
- Importo e valuta, pagabile da (la vostra cliente o il vostro cliente) e facoltativamente informazioni supplementari come il numero di fattura.
Tutte le indicazioni devono figurare anche in chiaro accanto al codice QR, affinché la fattura resti leggibile anche senza smartphone.
Si dice ancora polizza di versamento?
Nel linguaggio quotidiano quasi tutti dicono ancora polizza di versamento, e non è sbagliato: il bollettino di pagamento è il successore diretto delle polizze rossa e arancione. Chi cerca «polizza di versamento con codice QR» intende esattamente questo documento. I termini ufficiali dello Swiss Payment Standard sono:
| Prima | Oggi | Cosa è diventato |
|---|---|---|
| Polizza rossa | Bollettino con IBAN, senza riferimento | Comunicazione libera, abbinamento manuale |
| Polizza arancione (PVR) | Bollettino con QR-IBAN e riferimento QR | Abbinamento automatico come prima |
| Numero PVR | Riferimento QR (27 posizioni) | Stessa logica, nuova lunghezza |
| Ricevuta a sinistra | Ricevuta a sinistra | Resta, nel nuovo layout |
Non c’è più nulla da ordinare. Il bollettino si stampa, non lo fornisce la banca, ed è proprio qui che la maggior parte delle aziende si blocca.
IBAN o QR-IBAN: cosa vi serve?
Esistono due varianti, ed è qui che si commettono più errori:
- IBAN (normale): funziona senza riferimento oppure con il riferimento creditore internazionale (riferimento RF). Per piccole aziende con poche fatture è del tutto sufficiente.
- QR-IBAN: un IBAN speciale che la vostra banca vi assegna in più (riconoscibile dallo IID QR, cifre da 30000 a 31999 in quinta-nona posizione). Funziona solo insieme a un riferimento QR e permette l’abbinamento automatico di ogni pagamento alla fattura corrispondente, come un tempo con la polizza di versamento arancione.
Regola empirica: se volete riconciliare automaticamente gli incassi (e lo vorrete non appena emetterete più di una manciata di fatture al mese), usate QR-IBAN più riferimento QR. Il QR-IBAN lo ottenete gratuitamente dalla vostra banca.
Cosa deve figurare sulla fattura stessa
Il bollettino di pagamento non sostituisce il contenuto della fattura. Quali indicazioni devono figurare sulla fattura, dall’IDI con l’aggiunta IVA fino alla descrizione della prestazione, le abbiamo riassunte nella guida Scrivere una fattura come artigiano.
Stampa: i dettagli su cui si inciampa
Il bollettino è normato e la norma non perdona. Questi punti fanno sì che una banca rifiuti il documento o che gli scanner delle app bancarie non lo leggano:
- Formato: il bollettino misura esattamente 210 x 105 mm e sta in fondo all’ultima pagina, separato da una linea continua o da una perforazione. La ricevuta a sinistra è larga 62 mm.
- Codice QR: 46 x 46 mm, con la croce svizzera di 7 mm al centro. Non ridimensionarlo e non alterarne le proporzioni.
- Caratteri: un carattere senza grazie ben leggibile, titoli in grassetto, valori normali. La dimensione minima è 6 pt sulla ricevuta e 8 pt sul bollettino.
- Bianco e nero: niente stampa a colori, niente immagine di sfondo, niente filigrana dietro il bollettino. Carta bianca senza texture.
- Qualità di stampa: almeno 300 dpi. Un codice QR ricavato da uno screenshot a 72 dpi non viene più letto in modo affidabile.
- Non aggiungere nulla: nessun logo, timbro o annotazione a mano all’interno del bollettino.
L’invio per e-mail elimina del tutto la questione della carta e della perforazione: il PDF basta e le app bancarie leggono il codice direttamente dallo schermo.
Quattro strade verso la fattura QR
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Generatore online gratuito: il nostro generatore di fattura QR crea il bollettino da IBAN, indirizzo e importo, verificato con la stessa libreria usata dal prodotto. Ideale per singole fatture.
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Generatore dell’e-banking: la maggior parte delle banche offre un modulo con cui creare singole fatture QR a mano. Utile in caso di emergenza, faticoso dalla seconda fattura in poi, nessun collegamento con l’offerta o la contabilità.
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Modelli Word/Excel con generatore QR: funziona, ma è soggetto a errori (un modello di fattura controllato è disponibile gratuitamente). La norma è rigorosa: dimensioni dei caratteri sbagliate, indicazioni in chiaro mancanti o un QR-IBAN senza riferimento portano le banche a respingere il bollettino di pagamento.
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Software per artigiani: la fattura nasce direttamente dall’offerta accettata, il bollettino di pagamento viene generato automaticamente conforme alla norma, il riferimento QR assegnato per ogni fattura e l’incasso riconciliato automaticamente.
In MeisterOffice la fattura QR è integrata: fate accettare l’offerta, cliccate su “Crea fattura”, inviate il PDF con il bollettino di pagamento corretto. Se viene pagata, il software riconcilia il pagamento, altrimenti sollecita con un testo di promemoria cortese formulato dall’IA. I prezzi li trovate qui.
Perché una banca rifiuta un bollettino
Cinque cause spiegano quasi tutti i rifiuti che si incontrano nella pratica:
- QR-IBAN senza riferimento QR. Di gran lunga la più frequente. Un QR-IBAN funziona solo con un riferimento QR; senza, il bollettino non è valido.
- IBAN normale con riferimento QR. Il caso opposto, altrettanto non valido. A un IBAN normale si abbina nessun riferimento oppure un riferimento RF.
- Cifra di controllo errata nel riferimento. Il riferimento QR termina con una cifra di controllo secondo il modulo 10 ricorsivo. I riferimenti digitati a mano falliscono regolarmente su questo punto.
- Testo in chiaro mancante. Tutte le indicazioni del codice QR devono figurare anche in chiaro accanto. Un bollettino ridotto al solo codice non è ammesso.
- Indirizzo incompleto. Il beneficiario richiede nome, via, numero, NPA, località e paese. Una sola casella postale non basta.
Un software che genera il bollettino da dati di base verificati evita tutti e cinque. Il nostro generatore di fattura QR applica le stesse regole e vi dice quale campo non va.
Domande frequenti
Posso creare una fattura QR gratuitamente? Sì. Il generatore di fattura QR è gratuito, non richiede un account e restituisce il bollettino finito in SVG o PDF. Per singole fatture basta; non appena fatturate regolarmente conviene la strada del software, perché lì riferimento, incasso e sollecito sono collegati.
Posso ancora emettere fatture senza bollettino QR? Sì, una fattura è valida anche senza bollettino di pagamento, e nessuno è obbligato a emettere fatture QR. Ma la vostra clientela non può più usare le vecchie polizze di versamento, e le fatture senza bollettino QR vengono, per esperienza, pagate più lentamente.
La fattura QR funziona anche via e-mail? Sì. L’invio come PDF via e-mail è il caso normale. Le app bancarie scansionano il codice QR direttamente dallo schermo.
E l’eBill? eBill consegna la fattura direttamente nell’e-banking della clientela, senza e-mail né carta. È un canale supplementare con una propria registrazione tramite la vostra banca o un partner di rete; la fattura QR resta accanto ad esso lo standard per le fatture cartacee e PDF.
Per gli acconti servono fatture QR proprie? Sì, ogni fattura parziale riceve il proprio bollettino di pagamento, idealmente con un proprio riferimento QR, affinché i pagamenti vengano abbinati correttamente.
Posso creare fatture QR con Excel o Word? La parte fattura sì, il bollettino solo con uno strumento aggiuntivo. Né Word né Excel generano da soli uno Swiss QR Code conforme con la cifra di controllo corretta e il layout prescritto. Chi lo fa comunque combina di solito un modello con un generatore online e vi incolla l’immagine, operazione da ripetere a mano a ogni cambio di importo.
Dove ottengo un QR-IBAN? Gratuitamente dalla vostra banca, su richiesta o direttamente nell’e-banking. Non sostituisce l’IBAN normale, si aggiunge: il QR-IBAN serve per le fatture con riferimento, l’IBAN normale per tutto il resto.
Quanto è lungo il riferimento QR e come si forma? 27 posizioni, solo cifre, l’ultima è la cifra di controllo. L’uso è inserire il numero di fattura allineato a destra e riempire con zeri a sinistra. Il riferimento dovrebbe però essere sempre generato dal sistema e mai da una persona, altrimenti prima o poi la cifra di controllo non torna.
Devo indicare l’importo? No. Un bollettino senza importo è ammesso, lo inserisce chi paga. Per le fatture è poco pratico, per donazioni o depositi è la norma.