Unbezahlte Rechnungen sind im Handwerk Alltag, und meistens steckt keine böse Absicht dahinter: Die Rechnung liegt unter einem Papierstapel oder das Mail ist im Spam gelandet. Ein sauberer Mahnprozess holt das Geld, ohne die Kundenbeziehung zu beschädigen. So gehen Sie vor.
Die rechtliche Lage in Kürze
- Es gibt keine Pflicht zu drei Mahnungen. Das Dreistufenmodell ist Gewohnheit, kein Gesetz.
- Mit Ablauf der Zahlungsfrist auf der Rechnung oder spätestens mit der Mahnung gerät die Kundschaft in Verzug (Art. 102 OR). Ab dann dürfen Sie 5 % Verzugszins verlangen (Art. 104 OR).
- Mahngebühren dürfen Sie nur verrechnen, wenn sie vertraglich vereinbart sind, etwa in Ihren AGB oder auf der Offerte.
- Zahlt die Kundschaft trotz Mahnungen nicht, folgt die Betreibung: Betreibungsbegehren beim Betreibungsamt am Wohnsitz der Schuldnerin oder des Schuldners.
Der bewährte Ablauf in drei Stufen
Stufe 1: Zahlungserinnerung (etwa 10 Tage nach Fälligkeit)
Freundlich, kurz, mit Kopie der Rechnung und neuem QR-Zahlteil:
Guten Tag Herr Beispiel
Sicher ist es Ihnen entgangen: Unsere Rechnung Nr. 2026-041 vom 12. Juni 2026 über CHF 2’480.00 ist noch offen. Sie finden sie nochmals im Anhang. Dürfen wir Sie bitten, den Betrag in den nächsten Tagen zu überweisen? Falls sich unsere Zahlungen gekreuzt haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.
Freundliche Grüsse
Stufe 2: Mahnung mit Nachfrist (etwa 10 Tage später)
Bestimmter im Ton, mit klarer Frist:
Guten Tag Herr Beispiel
Trotz unserer Zahlungserinnerung vom 22. Juli 2026 ist die Rechnung Nr. 2026-041 über CHF 2’480.00 weiterhin offen. Wir bitten Sie, den Betrag bis am 15. August 2026 zu überweisen. Sollte die Zahlung bis dahin nicht eingetroffen sein, sehen wir uns leider gezwungen, weitere Schritte einzuleiten und Verzugszins zu verrechnen.
Freundliche Grüsse
Stufe 3: Letzte Mahnung mit Betreibungsandrohung
Guten Tag Herr Beispiel
Die Rechnung Nr. 2026-041 über CHF 2’480.00 ist trotz zweimaliger Mahnung offen. Wir setzen Ihnen eine letzte Frist bis am 29. August 2026. Danach leiten wir ohne weitere Ankündigung die Betreibung ein. Die damit verbundenen Kosten gehen zu Ihren Lasten.
Freundliche Grüsse
Bleibt auch das erfolglos, stellen Sie das Betreibungsbegehren. Das geht heute online über eSchKG-Anbieter oder mit dem Formular des zuständigen Betreibungsamts; die Vorschusskosten hängen von der Forderungshöhe ab und werden der Schuldnerin oder dem Schuldner auferlegt.
Was den Prozess wirklich zäh macht
Nicht das Schreiben der Mahnung kostet Nerven, sondern das Nachhalten: Wer hat wann was bekommen, welche Zahlung ist inzwischen eingetroffen, welche Frist läuft ab? Genau hier hilft Software. In MeisterOffice gleicht der Zahlungsabgleich der QR-Rechnung Eingänge automatisch ab. Bei überfälligen Rechnungen schlägt die KI einen fertig formulierten, zur Mahnstufe passenden Text vor; Sie prüfen, passen bei Bedarf an und versenden mit einem Klick. Nichts geht vergessen, und der Ton bleibt professionell, auch wenn der Puls beim Blick auf die Debitorenliste steigt.
Häufige Fragen
Muss ich die Mahnung eingeschrieben verschicken? Nein. Für die letzte Mahnung vor der Betreibung empfiehlt sich der eingeschriebene Versand aber als Beweismittel.
Darf ich bei Stammkunden direkt anrufen statt zu mahnen? Unbedingt sogar. Ein kurzer Anruf klärt viele Fälle schneller als jeder Brief. Halten Sie das Ergebnis danach kurz schriftlich fest.
Wie lange kann ich eine Forderung geltend machen? Forderungen aus Handwerksarbeiten verjähren nach fünf Jahren. Details dazu im Ratgeber Rechnung schreiben als Handwerker.
Was, wenn die Kundschaft die Rechnung bestreitet? Dann ist es kein Mahnfall, sondern eine Reklamation. Klären Sie den Einwand zuerst; eine Betreibung bei berechtigter Beanstandung schadet mehr, als sie nützt.