Les factures impayées font partie du quotidien dans l’artisanat, et il n’y a le plus souvent aucune mauvaise intention derrière : la facture est enfouie sous une pile de papiers, ou le courriel a atterri dans les spams. Un processus de rappel bien mené permet de récupérer l’argent sans abîmer la relation client. Voici comment procéder.
La situation juridique en bref
- Il n’existe aucune obligation d’envoyer trois rappels. Le modèle en trois étapes est un usage, pas une loi.
- La clientèle est en demeure dès le rappel (art. 102 al. 1 CO). Sans rappel, seulement si vous avez convenu au préalable d’un terme fixe, par exemple une date de paiement précise dans l’offre acceptée ou dans le contrat (art. 102 al. 2 CO) ; un délai de paiement qui ne figure que sur la facture ne remplace en général pas le rappel. Dès la demeure, vous pouvez exiger un intérêt moratoire de 5 % (art. 104 CO).
- Vous ne pouvez facturer des frais de rappel que s’ils ont été convenus contractuellement, par exemple dans vos conditions générales ou sur l’offre.
- Si la clientèle ne paie toujours pas malgré les rappels, vient la poursuite : réquisition de poursuite auprès de l’office des poursuites du domicile de la débitrice ou du débiteur.
Le déroulement éprouvé en trois étapes
Tous les modèles de cette page peuvent être remplis directement avec vos données dans le générateur de rappel, imprimés ou téléchargés en tant que fichier Word ; vous y trouverez aussi un calculateur d’intérêt moratoire.
Étape 1 : rappel de paiement (environ 10 jours après l’échéance)
Amical, bref, avec une copie de la facture et une nouvelle partie paiement QR :
Bonjour Monsieur Exemple,
Il est probable que cela vous ait échappé : notre facture n° 2026-041 du 12 juin 2026, d’un montant de CHF 2’480.00, est encore ouverte. Vous la trouverez de nouveau en annexe. Pouvons-nous vous demander de virer le montant dans les prochains jours ? Si nos paiements se sont croisés, veuillez considérer ce courrier comme sans objet.
Meilleures salutations
Étape 2 : rappel avec délai supplémentaire (environ 10 jours plus tard)
Plus ferme dans le ton, avec un délai clair :
Bonjour Monsieur Exemple,
Malgré notre rappel de paiement du 22 juillet 2026, la facture n° 2026-041, d’un montant de CHF 2’480.00, reste ouverte. Nous vous prions de virer le montant d’ici au 15 août 2026. Si le paiement ne nous est pas parvenu d’ici là, nous serons malheureusement contraints d’engager d’autres démarches et de facturer un intérêt moratoire.
Meilleures salutations
Étape 3 : dernier rappel avec menace de poursuite
Bonjour Monsieur Exemple,
La facture n° 2026-041, d’un montant de CHF 2’480.00, reste ouverte malgré deux rappels. Nous vous accordons un dernier délai jusqu’au 29 août 2026. Passé ce délai, nous engagerons la poursuite sans autre avis. Les frais qui en résulteront seront à votre charge.
Meilleures salutations
Si cela reste également sans succès, déposez la réquisition de poursuite. Cela se fait aujourd’hui en ligne via des prestataires eSchKG ou avec le formulaire de l’office des poursuites compétent ; les frais d’avance dépendent du montant de la créance et sont mis à la charge de la débitrice ou du débiteur.
Ce qui rend vraiment le processus laborieux
Ce n’est pas la rédaction du rappel qui use les nerfs, mais le suivi : qui a reçu quoi et quand, quel paiement est entre-temps arrivé, quel délai est sur le point d’expirer ? C’est précisément là que le logiciel aide. Dans MeisterOffice, le rapprochement des paiements de la facture QR fait correspondre automatiquement les encaissements. Pour les factures en retard, l’IA propose un texte entièrement rédigé, adapté à l’étape de rappel ; vous le vérifiez, l’ajustez si besoin et l’envoyez en un clic. Rien n’est oublié, et le ton reste professionnel, même quand le pouls s’accélère à la vue de la liste des débiteurs.
Questions fréquentes
Dois-je envoyer le rappel en recommandé ? Non. Mais pour le dernier rappel avant la poursuite, l’envoi en recommandé est recommandé comme moyen de preuve.
Puis-je appeler directement mes clients réguliers plutôt que d’envoyer un rappel ? Absolument, c’est même recommandé. Un bref appel téléphonique résout de nombreux cas plus vite que n’importe quelle lettre. Consignez ensuite brièvement le résultat par écrit.
Combien de temps puis-je faire valoir une créance ? Les créances issues de travaux artisanaux se prescrivent par cinq ans. Détails dans le guide Rédiger une facture en tant qu’artisan.
Que faire si la clientèle conteste la facture ? Ce n’est alors pas un cas de rappel, mais une réclamation. Clarifiez d’abord l’objection ; une poursuite en cas de contestation fondée fait plus de tort qu’elle n’apporte de bénéfice.