Zeiterfassung im Handwerk: Pflicht, Praxis und verrechenbare Stunden

Zeiterfassung hat im Handwerk zwei Gesichter: Sie ist gesetzliche Pflicht, und sie ist bares Geld, weil nur erfasste Stunden auf der Rechnung landen. Wer beides mit einem Handgriff erledigt, gewinnt doppelt.

Was das Gesetz verlangt

Das Arbeitsgesetz verpflichtet Arbeitgeber, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden zu dokumentieren (Art. 46 ArG, Art. 73 ArGV 1). Festzuhalten sind namentlich:

• Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit inkl. Lage der Pausen ab einer halben Stunde,
• geleistete Überzeit,
• Ruhetage und wöchentliche Ruhezeit, soweit nicht regelmässig.

Die Aufzeichnungen sind fünf Jahre aufzubewahren und den Behörden auf Verlangen vorzuweisen. Verantwortlich ist immer der Betrieb, auch wenn die Mitarbeitenden selbst rapportieren.

Seit 2016 gibt es Erleichterungen: die vereinfachte Zeiterfassung (nur Gesamtdauer pro Tag) und der Verzicht auf die Erfassung. Beide setzen aber eine Regelung in einem Gesamtarbeitsvertrag und weitgehende Zeitautonomie voraus, der Verzicht zusätzlich ein Bruttojahreseinkommen über CHF 120’000. Für Berufsleute auf der Baustelle greift das praktisch nie: Im Handwerksalltag gilt die ordentliche Erfassungspflicht.

Der Zettel ist der teuerste Weg

Viele Betriebe erfüllen die Pflicht mit Wochenrapporten auf Papier. Das funktioniert, kostet aber an drei Stellen:

1. Verlorene Stunden: Wer den Rapport am Freitag aus dem Gedächtnis ausfüllt, vergisst den Zusatzweg zum Grosshändler und die halbe Stunde Regie beim Kunden nebenan. Erfahrungswerte aus Betrieben, die auf digitale Erfassung umstellen, zeigen spürbar mehr verrechnete Stunden, oft mehrere Prozent der Jahresleistung.
2. Doppelte Arbeit: Zettel einsammeln, entziffern, in die Rechnung und die Lohnbuchhaltung übertragen. Jeder Übertrag ist eine Fehlerquelle.
3. Lückenhafte Compliance: Pausen und Überzeit stehen selten sauber auf dem Zettel; bei einer Kontrolle wird genau das zum Problem.

So sieht die zeitgemässe Lösung aus

• Ein- und Auschecken auf der Baustelle, am Handy, in Sekunden. Beginn, Ende und Pausen sind damit dokumentiert, das Arbeitsgesetz ist erfüllt, ohne dass jemand abends Buch führt.
• Stunden direkt dem Projekt zuordnen: Aus erfassten Stunden werden Regiepositionen auf der Rechnung, ohne Übertrag. Zusammen mit einem sauber kalkulierten Stundensatz ist das der direkteste Hebel für mehr Umsatz.
• Überzeit und Ferien im Blick: Saldi laufen automatisch mit; die Diskussion “wie viele Ferientage habe ich noch” ist vom Tisch.
• Export für Lohn und Treuhänder: Die erfassten Zeiten fliessen in die Buchhaltung und zum Treuhänder, statt in einem Ordner zu altern.

Genau so ist die Zeiterfassung in MeisterOffice gebaut: Das Team checkt mobil ein und aus, die Chefin sieht live, wer wo eingecheckt ist, und jede Regiestunde steht abends automatisch im Projekt. Die Preise finden Sie hier.

Häufige Fragen

Gilt die Pflicht auch für mich als Inhaber? Für Inhaberinnen und Inhaber ohne Arbeitsvertrag im eigenen Betrieb gilt das Arbeitsgesetz nicht. Erfassen lohnt sich trotzdem: Ihre Stunden sind die teuersten im Betrieb, und unverrechnete Chefstunden sind das häufigste Leck in der Kalkulation.

Reicht eine Excel-Tabelle? Rechtlich ja, sofern alle Pflichtangaben zuverlässig drinstehen. In der Praxis scheitert Excel an der Disziplin: Es wird nachgetragen statt erfasst, und mit dem Nachtragen beginnt das Vergessen.

Dürfen Mitarbeitende ihre Zeiten selbst erfassen? Ja, das ist sogar der Normalfall. Die Verantwortung für Vollständigkeit und Aufbewahrung bleibt beim Betrieb; stichprobenweise kontrollieren gehört dazu.