La saisie du temps de travail a deux visages dans l’artisanat : c’est une obligation légale, et c’est de l’argent sonnant et trébuchant, car seules les heures enregistrées finissent sur la facture. Qui règle les deux d’un seul geste gagne sur les deux tableaux.
Ce que la loi exige
La loi sur le travail oblige les employeurs à documenter les horaires de travail de leurs collaborateurs (art. 46 LTr, art. 73 OLT 1). Doivent notamment être consignés :
- le début et la fin de la journée de travail, y compris la position des pauses à partir d’une demi-heure,
- les heures supplémentaires effectuées,
- les jours de repos et le temps de repos hebdomadaire, dans la mesure où ils ne sont pas réguliers.
Les enregistrements doivent être conservés pendant cinq ans et présentés aux autorités sur demande. La responsabilité incombe toujours à l’entreprise, même lorsque les collaborateurs rapportent eux-mêmes leurs heures.
Depuis 2016, des allègements existent : la saisie simplifiée du temps de travail (uniquement la durée totale par jour) et la renonciation à la saisie. Les deux supposent cependant une réglementation dans une convention collective de travail et une large autonomie dans l’aménagement du temps de travail ; la renonciation exige en plus un revenu annuel brut supérieur à CHF 120’000. Pour les professionnels sur le chantier, cela ne s’applique pratiquement jamais : dans le quotidien de l’artisanat, l’obligation ordinaire de saisie s’applique.
Le papier est la solution la plus chère
De nombreuses entreprises remplissent cette obligation avec des rapports hebdomadaires sur papier, par exemple avec le modèle gratuit Rapport de régie. Cela fonctionne, mais coûte cher à trois niveaux :
- Heures perdues : qui remplit son rapport le vendredi de mémoire oublie le détour supplémentaire chez le grossiste et la demi-heure en régie chez le client d’à côté. Les retours d’expérience d’entreprises passées à la saisie numérique montrent nettement plus d’heures facturées, souvent plusieurs pourcents de la performance annuelle.
- Travail en double : collecter les fiches, les déchiffrer, les reporter dans la facture et la comptabilité salariale. Chaque report est une source d’erreur.
- Conformité lacunaire : les pauses et les heures supplémentaires figurent rarement proprement sur la fiche ; lors d’un contrôle, c’est précisément cela qui pose problème.
À quoi ressemble la solution moderne
- Pointer l’entrée et la sortie sur le chantier, sur le téléphone, en quelques secondes. Le début, la fin et les pauses sont ainsi documentés, la loi sur le travail est respectée, sans que personne ne doive tenir de registre le soir.
- Attribuer les heures directement au projet : les heures saisies deviennent des postes en régie sur la facture, sans report. Combiné à un taux horaire correctement calculé, c’est le levier le plus direct pour augmenter le chiffre d’affaires.
- Garder une vue sur les heures supplémentaires et les vacances : les soldes se mettent à jour automatiquement ; la discussion « combien de jours de vacances me reste-t-il » est réglée.
- Export pour le salaire et la fiduciaire : les temps saisis alimentent la comptabilité et remontent à la fiduciaire, au lieu de vieillir dans un classeur.
C’est exactement ainsi qu’est construite la saisie du temps dans MeisterOffice : l’équipe pointe son entrée et sa sortie depuis son mobile, la patronne voit en direct qui est enregistré où, et chaque heure en régie se retrouve automatiquement le soir dans le projet. Les tarifs se trouvent ici.
Questions fréquentes
Cette obligation s’applique-t-elle aussi à moi en tant que patron ? La loi sur le travail ne s’applique pas aux propriétaires sans contrat de travail dans leur propre entreprise. La saisie reste néanmoins utile : vos heures sont les plus chères de l’entreprise, et les heures patronales non facturées sont la fuite la plus fréquente dans le calcul.
Un tableau Excel suffit-il ? Juridiquement oui, à condition que toutes les mentions obligatoires y figurent de façon fiable. Dans la pratique, Excel échoue sur la discipline : on rattrape après coup au lieu de saisir en temps réel, et c’est avec le rattrapage que commence l’oubli.
Les collaborateurs peuvent-ils saisir eux-mêmes leurs heures ? Oui, c’est même le cas normal. La responsabilité de l’exhaustivité et de la conservation reste à l’entreprise ; des contrôles par sondage en font partie.