In breve: in un’azienda artigiana l’IA fa risparmiare soprattutto lavoro di scrittura e di digitazione: prime bozze di offerte, solleciti ed e-mail, lettura di giustificativi, riassunto di appunti. Non decide né sui prezzi, né sulle date, né sugli impegni. La regola che funziona: l’IA prepara, voi controllate, voi inviate.
La maggior parte degli artigiani che provano l’IA lo fanno la sera al tavolo della cucina, con una finestra di chat. Funziona, ma è scomodo e ha due inconvenienti: copiate dati dei clienti in uno strumento esterno e il risultato non finisce da nessuna parte dove poterlo riutilizzare. Questa guida mostra per quali compiti l’IA serve davvero, come darle istruzioni e dove lasciarla stare.
Sette compiti in cui l’IA aiuta
1. L’offerta come prima bozza
Descrivete il lavoro in due o tre frasi, l’IA ne ricava posizioni numerate con unità e un elenco di riserve. Un’istruzione utilizzabile:
Cucina in un appartamento di 3 locali: tinteggiare pareti e soffitto 2 volte, 85 m2 di pareti, 22 m2 di soffitto, protezione inclusa, materiale nostro. Ricavane posizioni con quantità e unità, senza prezzi, ed elenca cosa dovrei indicare come non incluso.
I prezzi li fissate voi. La vostra tariffa oraria a copertura dei costi non è un numero che un’IA può indovinare (il calcolatore della tariffa oraria la calcola dai vostri dati). Come è fatta un’offerta completa è spiegato nella guida Scrivere un’offerta.
2. Formulare un’offerta indicativa
La parte delicata è la riserva, non la cifra. Lasciate che l’IA proponga formulazioni che dicano chiaramente «non vincolante, senza rilievo delle misure», poi verificate che si adattino al vostro caso. Perché è importante lo spiega la guida Offerta indicativa.
3. Un sollecito con il tono giusto
Il primo promemoria cordiale, il secondo deciso, il terzo con termine e riferimento all’esecuzione: è un lavoro di formulazione che l’IA prepara in modo affidabile. Termini e procedura sono nella guida Scrivere un sollecito. La bozza la leggete prima dell’invio, ogni volta.
4. Leggere i giustificativi invece di digitarli
Fotografare lo scontrino, far leggere importo, IVA e posizioni, confermare. È il compito con il miglior rapporto tra tempo guadagnato e rischio, perché potete controllare il risultato con un’occhiata sul giustificativo. Per la fiduciaria conta il giustificativo, non l’IA. Altro nella guida Contabilità dell’azienda artigiana.
5. Riassumere appunti in un rapporto
Parole chiave dal telefono, tre frasi di nota vocale, qualche foto: ne nasce un rapporto di lavoro leggibile con data, luogo, lavori e consumo di materiale. Il modello di rapporto mostra cosa dovrebbe contenere.
6. E-mail alla clientela
Conferma di appuntamento, rinvio, ricontatto dopo l’offerta: e-mail brevi e cortesi nella lingua della clientela. Anche qui: inviate voi.
7. Testi per la vostra pubblicità
Una descrizione di referenza, un profilo Google, un annuncio. Non abbellite mai ciò che non è vero e omettete le cifre che non potete documentare.
Tre cose da non delegare
- Il prezzo. L’IA non conosce i vostri costi fissi né il sottofondo in cantiere. I prezzi troppo bassi li pagate voi, non l’IA.
- Gli impegni vincolanti. Date, garanzie e prezzi fissi sono una vostra decisione. Ciò che firmate o inviate vale, anche se lo ha proposto un programma.
- La valutazione tecnica sul posto. Statica, umidità, sicurezza elettrica: l’analisi di una foto non sostituisce né la misurazione né la vostra esperienza.
Protezione dei dati: cosa inserire in uno strumento di IA
Dal 1° settembre 2023 è in vigore la legge sulla protezione dei dati riveduta. Per le aziende artigiane significa soprattutto che i dati dei clienti non vanno inseriti senza riflettere in uno strumento di chat pubblico. Nomi, indirizzi e numeri di telefono si possono omettere o sostituire con segnaposto per la maggior parte dei compiti («cliente A, Zurigo»). Per gli strumenti integrati nel vostro software aziendale chiarite dove i dati vengono elaborati e conservati e se le richieste servono per l’addestramento.
Come iniziare senza grande sforzo
- Scegliete un compito che avete ogni settimana, per esempio le bozze di sollecito o la prima bozza dell’offerta.
- Misurate per due settimane quanto tempo serve prima e dopo.
- Annotate cosa ha sbagliato l’IA. Sono i vostri punti di controllo per il giro successivo.
In MeisterOffice la bozza di offerta e l’acquisizione dei giustificativi tramite foto sono integrate direttamente: l’IA propone, voi controllate, adattate e inviate. I costi sono sulla pagina Prezzi.