Excel und Word oder Handwerkersoftware: der ehrliche Vergleich

Viele Ein-Personen-Betriebe im Handwerk schreiben ihre Offerte in Word und führen Rechnungen sowie die Kundenliste in Excel, nicht weil das die beste Lösung ist, sondern weil es nichts kostet und ohnehin schon installiert ist. Dieser Vergleich zeigt ehrlich, wo Excel und Word tatsächlich ausreichen, wo der Aufwand mit wachsendem Betrieb spürbar zunimmt, und ab welcher Grösse sich eine spezialisierte Handwerkersoftware wie MeisterOffice auszahlt.

Funktionen

Funktion für Funktion

Zehn Punkte, an denen sich im Alltag entscheidet, ob eine Tabelle reicht oder eine Software den Papierkram übernimmt.

Funktion	Excel und Word	MeisterOffice
QR-Rechnung nativ	Teilweise Der Zahlteil entsteht über ein Zusatztool oder eine Word-Vorlage, nicht eingebaut	Ja
Zeiterfassung auf der Baustelle	Teilweise Meist eine Liste auf dem Handy oder auf Papier, die abends abgetippt wird	Ja
Rapport und Fotodokumentation	Nein	Ja
Einsatzplanung und Absenzen	Teilweise Ein Blatt mit Ferien und Einsätzen, von Hand nachgeführt	Ja
Integrierte Buchhaltung	Nein	Ja
Treuhänder-Export	Teilweise Der Treuhänder tippt die Zahlen aus der Tabelle neu ab	Ja
Mobile App (iOS und Android)	Teilweise Word und Excel laufen auf dem Handy, aber ohne Erfassung auf der Baustelle	Teilweise Läuft im Browser auf Handy und Tablet, ohne Installation; die native App für iOS und Android ist in Vorbereitung
KI-Unterstützung	Nein	Ja
Daten in der Schweiz	Ja Die Dateien liegen auf Ihrem eigenen Computer	Ja
Unbegrenzt Benutzer	Ja Jede Person braucht eine eigene Kopie von Office, keine Lizenzgrenze von unserer Seite	Ja

Selbst testen: kostenlos, ohne Kreditkarte.

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Excel und Word sind Werkzeuge, kein Handwerkerprogramm: "Teilweise" heisst, dass sich die Funktion von Hand nachbauen lässt, nicht dass sie eingebaut ist. Stand 15. Oktober 2026.

Ehrlich gesagt

Wo Excel und Word besser sind

Für einen sehr kleinen Betrieb sind das reale Vorteile, nicht nur Gewohnheit.

Kostet nichts. Word und Excel sind auf den meisten Computern schon installiert oder über ein bestehendes Microsoft-Abo abgedeckt.
Kennt jeder. Keine Einarbeitung, keine Schulung, jede Aushilfe im Büro kommt sofort zurecht.
Funktioniert offline. Keine Internetverbindung nötig, kein Serverausfall, die Datei öffnet sich immer.
Kein Abo. Einmal vorhanden oder mit der Familie oder dem Verein geteilt, keine monatliche Rechnung.
Volle Freiheit beim Layout. Die Offerte sieht exakt so aus, wie Sie es wollen, mit jedem Logo, jeder Schriftart, jeder Spalte.

Zeitaufwand (Annahme)

Wo es teuer wird

Excel und Word kosten kein Geld, aber Zeit. Als Basis nehmen wir CHF 95 pro Stunde an, wie im Stundensatz-Rechner . Alle Zahlen in dieser Tabelle sind eine Annahme, keine Messung.

Aufgabe pro Monat (Annahme)	1 Person	5 Personen
Offerte schreiben	2 Std.	5 Std.
Rechnung stellen	1.5 Std.	4 Std.
Mahnung schreiben	0.5 Std.	1 Std.
Zahlungsabgleich	1 Std.	2 Std.
Übergabe an den Treuhänder	1 Std.	3 Std.
Total (Annahme)	6 Std.	15 Std.

1-Personen-Betrieb

Zeitwert bei CHF 95/Std. (Annahme): CHF 570
MeisterOffice: CHF 0

5-Personen-Betrieb

Zeitwert bei CHF 95/Std. (Annahme): CHF 1'425
MeisterOffice: CHF 0

Annahme: CHF 95 pro Stunde und die oben stehenden Stundenwerte pro Aufgabe. Ihr tatsächlicher Aufwand hängt von der Anzahl Offerten und Rechnungen sowie Ihrer eigenen Excel-Vorlage ab. MeisterOffice ist aktuell kostenlos nutzbar; sollten wir kostenpflichtige Angebote einführen, informieren wir mindestens 60 Tage im Voraus.

Wann sich der Wechsel lohnt

Solange eine Person ein paar Offerten im Monat schreibt, ist Excel eine vernünftige Wahl. Sobald mehrere Personen dieselbe Tabelle pflegen, Rapporte fehlen und der Treuhänder jede Zahl neu abtippt, kostet die Tabelle mehr Zeit, als sie spart. Ab da zahlt sich eine Software, die Offerte, Rechnung und Zeiterfassung verbindet, meistens schon im ersten Monat aus.

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Häufige Fragen

Kann ich meine Excel-Kundenliste importieren? +

Dafür gibt es aktuell keinen automatischen Import. Sie übertragen die Kundendaten einmalig von Hand, oder Sie schicken uns die Datei und unser Support hilft beim Einrichten.

Kann ich meine Word-Offertenvorlage weiter nutzen? +

Die Word-Datei selbst binden wir nicht ein. Sie hinterlegen Logo, Firmendaten und Ihre Positionen einmal in den Einstellungen, danach entsteht jede Offerte automatisch im gleichen Erscheinungsbild, inklusive Zahlteil.

Was passiert mit meinen alten Excel-Rechnungen? +

Ihre bisherigen Rechnungen bleiben, wo sie sind, als Excel-Datei oder als PDF-Ablage. Für den Umstieg erfassen Sie die offenen Posten neu; abgeschlossene Jahre müssen Sie nicht rückwirkend nacherfassen.