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MeisterOffice
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Datenschutzerklärung

Remarque : les textes juridiques (mentions légales, protection des données, CGV) ne sont actuellement disponibles qu'en allemand. Une traduction suivra.

⚠ Entwurf: Diese Datenschutzerklärung orientiert sich am revidierten Schweizer Datenschutzgesetz (revDSG, in Kraft seit 1. September 2023) und an der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Die mit [eckigen Klammern] markierten Angaben sind Platzhalter und vor dem Livegang einzutragen. Der Text ist juristisch prüfen zu lassen, bevor er veröffentlicht wird.

Stand: [TT.MM.JJJJ eintragen]

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Bearbeitung Ihrer Personendaten im Sinne des DSG und der DSGVO ist:

MeisterOffice [Rechtsform]
[Strasse und Hausnummer]
[PLZ Ort], Schweiz
E-Mail: info@meisteroffice.ch

Eine EU-Vertretung nach Art. 27 DSGVO ist [zu benennen, falls und sobald erforderlich; für ein rein auf die Schweiz ausgerichtetes Angebot in der Regel nicht nötig].

2. Geltungsbereich

Diese Erklärung gilt für diese öffentliche Website (https://meisteroffice.ch) sowie für die MeisterOffice-Anwendung (nachfolgend „App"), mit der wir Offerten, Rechnungen mit Schweizer QR-Rechnung, Zeiterfassung und Treuhänder-Exporte für Handwerksbetriebe bereitstellen. Nutzen Sie die App als Kundin oder Kunde, bearbeiten wir die dort erfassten Daten in Ihrem Auftrag; Sie bleiben verantwortlich für die Daten Ihrer eigenen Kundinnen und Kunden.

3. Welche Daten wir bearbeiten

Je nachdem, wie Sie mit uns in Kontakt treten, bearbeiten wir:

  • Kontaktdaten: Name, E-Mail-Adresse und Inhalt Ihrer Nachricht, wenn Sie uns schreiben.
  • Konto- und Anmeldedaten: E-Mail-Adresse und die zum Betrieb Ihres Kontos nötigen Angaben. Die Anmeldung erfolgt per Magic-Link, wir speichern keine Passwörter.
  • Nutzungs- und Inhaltsdaten der App: die von Ihnen erfassten Offerten, Rechnungen, Zeiteinträge, Kunden- und Firmenangaben sowie hochgeladene Fotos und Dokumente.
  • Zahlungsdaten: die zur Abwicklung eines Abonnements nötigen Angaben. Kreditkartendaten werden direkt von unserem Zahlungsdienstleister bearbeitet, nicht von uns gespeichert.
  • Newsletter-Daten: Ihre E-Mail-Adresse und der Status Ihrer Anmeldung, falls Sie den Newsletter abonnieren.
  • Technische Daten: beim Aufruf der Website und der App fallen serverseitig technisch notwendige Protokolldaten an (z. B. IP-Adresse, Zeitpunkt, angefragte Ressource, Browsertyp).

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir bearbeiten Ihre Daten, um die App und die Website bereitzustellen und sicher zu betreiben, Verträge zu erfüllen und abzurechnen, Anfragen zu beantworten, den Newsletter zu versenden sowie um gesetzliche Pflichten (z. B. Buchführung) zu erfüllen. Nach DSG dürfen wir Personendaten bearbeiten, soweit dies zur Vertragserfüllung, aufgrund Ihrer Einwilligung, aufgrund gesetzlicher Pflicht oder eines überwiegenden berechtigten Interesses erfolgt. Soweit die DSGVO anwendbar ist, stützen wir uns auf Art. 6 Abs. 1 lit. b (Vertrag), lit. a (Einwilligung, z. B. Analyse und Newsletter), lit. c (rechtliche Pflicht) und lit. f (berechtigtes Interesse am sicheren, funktionierenden Betrieb).

5. Hosting dieser Website

Diese Website besteht aus statischen Seiten. Beim Ausliefern fallen beim Hosting-Anbieter technisch notwendige Protokolldaten (u. a. Ihre IP-Adresse) an. Als Hosting-Umgebung dient [Hosting-Anbieter eintragen, aktuell die Infrastruktur des Betreibers]. Wird die Website über einen Anbieter mit Serverstandort ausserhalb der Schweiz oder des EWR ausgeliefert, stützen wir die Übermittlung auf geeignete Garantien (EU-Standardvertragsklauseln beziehungsweise die Anerkennung eines angemessenen Datenschutzniveaus).

6. Wo Ihre Produktdaten liegen

Ihre in der App erfassten Daten (Offerten, Rechnungen, Zeiterfassung, Kundendaten, Dokumente) werden auf der Infrastruktur des Betreibers gespeichert. Vorgesehen ist ein Rechenzentrum in der Europäischen Union (Falkenstein, Deutschland); in der aktuellen Betriebsphase kann der Betrieb auf einer selbst gehosteten Umgebung in der Schweiz erfolgen. In beiden Fällen liegen die Daten innerhalb der Schweiz oder der EU, für die ein angemessenes Datenschutzniveau anerkannt ist. Den tatsächlichen Speicherort geben wir auf Anfrage transparent an. [Vor dem Livegang den real genutzten Standort/Anbieter konkret benennen.]

7. Weitergabe an Dritte und Auftragsbearbeiter

Wir verkaufen Ihre Daten nicht. Für den Betrieb setzen wir sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, die Daten nur in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen bearbeiten. Mit ihnen bestehen die erforderlichen Auftragsbearbeitungsverträge; bei Standorten ausserhalb der Schweiz oder des EWR sind EU-Standardvertragsklauseln vereinbart. Wir arbeiten mit folgenden Kategorien von Dienstleistern:

  • Hosting und Speicherung: [Hosting-/Storage-Anbieter eintragen] zum Betrieb der App sowie zur Speicherung von Dokumenten und Fotos (Objektspeicher, S3-kompatibel).
  • Zahlungsabwicklung: Stripe (Stripe Payments Europe Ltd., Irland; Stripe, Inc., USA) für die Abwicklung von Abonnements und Kartenzahlungen.
  • E-Mail-Versand: Postmark (Wildbit / ActiveCampaign, USA) für transaktionale E-Mails (z. B. Anmelde-Links) und als SMTP-Relay für den Newsletter.
  • Newsletter-Verwaltung: selbst gehostetes Listmonk auf unserer Infrastruktur; der eigentliche Versand läuft über Postmark.
  • KI-gestützte Entwürfe: OpenRouter als Gateway zu den Modellen von Anthropic (Claude) und Google (Gemini). Wenn Sie eine KI-Funktion nutzen (z. B. einen Offerten- oder E-Mail-Entwurf), wird der dafür nötige Text an diese Anbieter übermittelt, um den Entwurf zu erzeugen. Die KI erstellt ausschliesslich Entwürfe; nichts wird ohne Ihre Bestätigung versendet oder ausgelöst. [Anbieterstandorte und Vertragslage vor Livegang bestätigen; nach Möglichkeit ohne Training auf Ihren Daten.]

Darüber hinaus geben wir Daten nur weiter, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind oder Sie eingewilligt haben.

8. Anmeldung ohne Passwort (Magic-Link)

Die Anmeldung erfolgt per Magic-Link: Sie erhalten einen einmaligen Anmelde-Link per E-Mail. Wir speichern keine Passwörter. Der Versand dieser E-Mails erfolgt über den oben genannten E-Mail-Dienstleister.

9. Cookies und Analyse-Tools

Für den Betrieb der Website notwendige Cookies setzen wir sparsam ein. Zur Verbesserung der Website setzen wir zudem datensparsame Analyse-Tools (Google Analytics 4 und optional Microsoft Clarity) ein. Rechtsgrundlage ist unser überwiegendes berechtigtes Interesse an einem sicheren, funktionierenden und nutzerfreundlichen Angebot (revDSG). Es werden ausschliesslich Analysedaten erhoben; Werbe- und Marketing-Signale sind stets deaktiviert (Google Consent Mode v2: ad_storage, ad_user_data und ad_personalization dauerhaft abgelehnt), und die IP-Adresse wird anonymisiert. Sie haben ein Widerspruchsrecht: über die Schaltfläche «Ablehnen» im Hinweis-Banner deaktivieren Sie die Analyse; ein im Browser gesetztes «Do Not Track» respektieren wir automatisch als Widerspruch. Ihre Auswahl speichern wir lokal in Ihrem Browser (localStorage); Sie können sie jederzeit durch Löschen der Website-Daten zurücksetzen. Solange keine Analyse-IDs hinterlegt sind, ist die Analyse vollständig ausgeschaltet und es wird kein Analyse-Cookie gesetzt. Soweit Analysedaten an Google beziehungsweise Microsoft (USA) übermittelt werden, stützt sich die Übermittlung auf die EU-Standardvertragsklauseln.

10. Newsletter (Double-Opt-in)

Für den Newsletter nutzen wir das Double-Opt-in-Verfahren: Nach Ihrer Anmeldung erhalten Sie eine E-Mail mit einem Bestätigungslink; erst nach dessen Bestätigung tragen wir Sie in den Verteiler ein. Wir bearbeiten Ihre E-Mail-Adresse ausschliesslich für den Versand des Newsletters und geben sie nicht zu Werbezwecken an Dritte weiter. Sie können sich jederzeit über den Abmeldelink in jeder Newsletter-E-Mail oder per Nachricht an uns abmelden. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung, die Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können.

11. Aufbewahrung

Wir bewahren Personendaten nur so lange auf, wie es für die genannten Zwecke oder aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich ist (in der Schweiz z. B. zehn Jahre für Geschäfts- und Buchungsunterlagen). Newsletter-Daten löschen wir nach Ihrer Abmeldung. Kontodaten und die von Ihnen in der App erfassten Inhalte löschen oder anonymisieren wir nach Beendigung des Vertragsverhältnisses, soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

12. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen, um Ihre Daten vor Verlust, Missbrauch und unberechtigtem Zugriff zu schützen (u. a. Transportverschlüsselung, Zugriffskontrollen, getrennte Datenhaltung je Kundenmandant). Eine vollständige Sicherheit bei der Übermittlung über das Internet lässt sich technisch nicht garantieren.

13. Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen des anwendbaren Rechts das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Bearbeitung, das Recht auf Herausgabe beziehungsweise Übertragung Ihrer Daten sowie das Recht, einer Bearbeitung zu widersprechen. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wenden Sie sich dazu an info@meisteroffice.ch. Sie können sich zudem bei einer Aufsichtsbehörde beschweren: in der Schweiz beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB), im Geltungsbereich der DSGVO bei der für Sie zuständigen Datenschutzbehörde.

14. Änderungen dieser Erklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich unsere Dienste oder die rechtlichen Vorgaben ändern. Massgeblich ist die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.